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浅论电子文件保管 　　【摘 要】随着网络技术在办公领域的普及应用，许多企事业单位相继建立了局域网，实施了办公自动化，直接在计算机上拟写、发送和接收文件材料，使得越来越多的文件、记录、信息以数字的方式产生和存在，由此也产生了大量的电子文件。如何稳定、可靠地保管这些记录人类活动的最直接、最真实和最原始的数字信息，保证它们的长期可读性是摆在我们面前的严峻问题。本文从电子文件的特征，电子文件的产生背景，我国电子文件的管理现状及企业电子文件的实现方式入手，对威胁电子文件保管的因素进行了逐一分析，讨论了缓解这一危机要采取的方法及技术策略，确保在保管期限中的电子文件保持其可用性、可存取性、可理解性，最后，提出了电子文件保管的管理措施。 　　【关键词】电子文件；保管；措施 　　1.威胁电子文件保管的因素分析 　　1.1 技术进步对文件可读性的影响 　　比各种载体的腐坏更快的是技术的过时。大多数电子文件以编码形式存在，需要特定的软件来激活它们，这些程序（或者它们运行的软、硬件环境）一旦过时，依赖于它们的电子文件就会无法读取。因此，技术淘汰要比载体的腐坏对电子文件的保存与存取，具有更大的威胁。 　　与纸质文件、档案相比，电子文件是以数字化信息形态存在的，平常在计算机显示器或在打印硬拷贝上所见的只是电子文件的某种输出形态，它在物理介质上的存储形态完全不同于其逻辑显示，具体存储方法依存储介质的特性而定。如在磁介质上以一定的剩磁强度来表示，在光盘上是以1μm大小的凹坑来标记的。为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取、理解，必须依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，这就增加了文件保管的技术难度。 　　1.2 多样化的格式对文件可读性的影响 　　电子文件的数字化编码记录是人眼无法直接识读的，也不能被人直接阅读理解，如果表示信息内容的数据以及与这些数据有关的信息不按一定规则进行编排，则这些数据仅是一些无法让人理解的字节流。因此，人们利用文件格式来表示数据在载体上的安排与布局。不同类型的文件一般都是用扩展名来区别的，文件类型不同，意味着文件格式不同，在处理时所用到的软件也不相同。 　　人们在日常事务处理中使用各种软件形成了各种格式的文件，但某个软件识别文件的能力是有限的，即同一软件并非都可以读出多种格式的文件，各种格式之间也常常是不兼容的。例如，.doc、.rft、.pdf、.tif、.jpg、.bmp等。 　　可见，为了便于利用而开发出的各类软件与多样化的格式，在信息技术日新月异的环境中，已经演变成为危及电子文件可读的主要因素。 　　为此，如何保管与维护电子文件，使之信息内容永远处于可用、可存取、可理解的状态？如何利用先进的技术、科学的管理、严密的制度维护电子文件的真实、可靠，保证电子文件存储、传输过程的安全、保密以及如何提高工作人员的素质等都是电子文件保管中必不可少的基本条件。 　　2.电子文件保管中的管理措施 　　2.1建立电子文件全过程管理制度 　　电子文件从形成到开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清、制度不明、考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，对保证电子文件原始性、真实性和完整性就显得非常重要。如建立严格的归档制度，及时对电子文件进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等都要明确无误地作出规定；再如电子档案的利用虽有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此，必须建立电子文件的开发利用制度。 　　2.2 加强对电子文件制作和维护人员的管理 　　电子文件的产生，改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。首先，电子文件保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。由于电子文件的保管要贯穿在其整个生命周期的过程中，要保证电子文件的可存取性、可理解性以及原始性、真实性和完整性，档案保管人员将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。其次，电子文件保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。电子文件保管人员不仅要能保证脱机载体的安全和延长其寿命，更重要的是要保证网上运行正常、安全这些电子档案的安全防范、系统运行等维护工作单靠档案人员已经不可能完成，档案人员将离不开计算机专家的指导和帮助。因此，加强对电子文件制作和维护人员的管理是十分必要的。首先要对参加电子文件制作和维护的人员进行审查，禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和维护工作。建立一套审查制度，严格把关，从源头上保证电子文件原始性、真实性。此外，还要加强对电子文件制作和维护人员的管理、教育、培训，使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟