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浅论电子档案管理与利用 　　摘 要：随着信息时代的不断发展，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向利用现代先进技术手段和方式、方法过渡。以网络技术为支撑的计算机技术，促进了档案管理模式的改变，促进了档案信息的收集整理、检索利用管理等的网络化，极大地提高了档案管理的应用水平和利用质量，为社会经济建设发展服务。随着计算机技术应用的进一步发展，电子档案管理的发展趋势将不可阻挡。 　　关键词：档案管理；电子档案；开发利用 　　1 由电子档案引发的变化 　　1.1 档案载体的转变 　　在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子档案以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子档案要比保存纸质档案方便、省时、省力并且有意义得多。 　　1.2 档案的分类变化 　　旧有的传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。 　　1.3 档案接收和保管上也有所改变 　　在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能，控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。 　　2 电子档案的管理要求 　　电子档案的特性决定了其管理的复杂性、艰巨性。电子档案管理过程中，主要有如下要求： 　　2.1 电子档案管理过程中对设备的要求 　　电子档案离不开相应的计算机软硬件设备：数据库设备和数据库管理系统；计算机软硬件及外部设备；电子档案计算机网络系统；控制温湿度、使洁净度按标准控制，并远离强磁场的电子档案存储载体的保存库等。 　　2.2 电子档案管理过程中对存取、理解和使用的要求 　　要保证电子档案的有效利用，就必须做到如下“三个确保”： 　　1、确保电子档案可存取。在实践中，可采用如下一些方法解决电子档案的可存取性问题： 　　（1）采用通用的技术。具体方法是在电子文件归档时，把属于特殊的格式转换成各种软硬件平台都能适用的文本文件格式，消除由于技术不同所带来的影响。 　　（2）采用转换软件技术。对于已经形成又无法统一文件格式的电子文件，或对于较为特殊的电子档案内容模式及数据结构，可采用相应的转换软件，使电子档案内容格式及数据结构和所使用的软硬件环境保持一致，解决电子档案可存取性问题。 　　（3）采用“打包”方法。“打包”方法的优点是保存电子档案原始的格式和数据结构。“打包”的具体方法是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要电子档案输出，可运用同电子档案存储在一起的这些软件系统，使其按本来面目输出。 　　2.3 电子档案管理过程中对载体性能的要求 　　电子档案要选用性能稳定、检索方便、存取容易的载体，同时还要考虑各种不同载体“寿命” 的长短。具体选择方法是：一是计算机辅助设计、辅助制造的产品，可存储在一次写入光盘上；二是办公自动化形成的电子档案，可选择只读式或一次写入式光盘的磁带作为存储载体。对特别重要的电子档案，可制作纸质或缩微品的备份件。 　　2.4 电子档案管理过程中对维护真实性及专利权的要求 　　为了保证立档单位移交到档案部门的电子档案内容没有任何改变，档案管理部门要从管理制度上、技术措施上下功夫，千方百计地保护电子档案的真实性。 　　档案管理部门应严格执行“使用权限保护单”中有关注意事项及密钥规定等，维护专利权限。有专利权限要求的电子档案，要填写“使用权限保护单”。已批准有专利保护的电子档案，要在检索工具、目录、载体上进行标识。 　　3 电子档案的保管 　　档案管理部门在管理电子档案时必然遇到电子档案载体的寿命问题、电子档案所依赖的计算机软硬件技术更新问题、电子档案真实性的维护等问题。 　　3.1 如何解决电子档案存储载体寿命短的问题 　　目前主要的对策之一是使用复制方式。复制是在原来的技术环境下重写信息数据，防止由于电子档案存储载体理化性能变化而引起的信息丢失。这是档案管理部门管理和保存电子档案的一种基本方法，复制的载体常用磁带、硬盘、光盘、移动硬盘等。 　　3.2 如何解决电子档案所依赖的计算机软硬件更新的问题 　　计算机软硬件过时后，会使电子档案的寿命受到威胁。面对电子档案所依赖的计算机软硬件过时问题，档案管理部门应采取如下有效对策：