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浅论电子档案优势及其管理工作分析 　　摘要:电子文件档案化管理成为档案工作发展的必然趋势,本文在介绍了电子档案的特点及其优势的基础上,分析了电子档案管理的工作内容,并对其存在的问题和对策进行了深入探讨。 　　关键词:电子档案;管理;分析 　　中图分类号:G27文献标志码:A 文章编号:1002―2589(2009)20―0164―02 　　 　　一、电子档案的特点及其优势 　　 　　(一)特点 　　电子文件是软件把各种类型的数据有机结合的产物,是指人们在工作中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的由计算机处理和管理的数字化形态的信息文件材料, 是以电子形式存在的具有动态特点的一种虚拟文件,主要包括电子文书、电子图表等,具有其自身的特点: 　　1.载体的无信息性。由于电子信息内容不会永远和特定的载体相连,所以载体仅仅成为每一个特定时刻文件内容的承载物,它已无法固定某些用以鉴别文件原始性的外部信息。除此之外,电子文件还具有信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可灵活处理。 　　2.信息的非人工可读性。传统文件内容是以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上,人工可直接识读,而电子档案的信息是以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上,无法凭借自身器官来识读的文件信息。 　　3.信息保管的独特性。保管位置较分散、保管技术程度高、信息再利用及时以及可以在线利用。 　　4.电子文件的系统依赖性。电子文存储的时候需要进行编码,信息检索和阅读的时候需要进行解码。编码和解码过程中则要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件,否则电子文件既无法产生,也无法阅读。电子文件对系统的依赖性特别是它对特定系统(电子文件产生时运行的软、硬件系统)的依赖性是电子文件的一大特点,也是电子文件管理中的难题。 　　(二)优势 　　与纸质档案相比,对电子文件进行档案化管理具有以下优势: 　　1.随时归档符合电子文件自身的形成特点,快速便捷。电子文件可以在文件办理结束后随时归档,或在某一时间周期定期统一归档。电子文件形成部门通过网络将电子文件传送到档案部门,并采用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号、设定访问权限级别,以便分类保存和将来用户查找利用。随时归档可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏,并可以避免文件漏归,保证了其归档率和完整率。 　　2.有利于信息整合和开发利用。大量的文件资料转化为电子文件归档后成为电子档案,利用计算机对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理,克服手工信息加工模式从文件资料形成积累到开发“二次文献信息”时间长的缺陷,缩短信息整合加工的时间,提高了档案信息利用的时效性;与纸质档案信息相比,电子档案信息传递更快捷、更方便。 　　3.便于归档整理和检索查阅。电子文件归档后即为电子档案,其管理方式与传统档案不同,档案部门在接收到电子文件的同时,就可以马上给每份文件编制一个惟一的文件号和相应的分类号和档案号,同时根据上下级行文之间的联系,再标出相关的文件号,在归档的同时,即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时,还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具,便于检索查询。用户查阅时,只需给出文件分类号或主题词,即可以检索出相应的文件和相关的上下级行文及其附件,从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。 　　 　　二、电子档案管理的工作内容分析 　　 　　(一)归档管理 　　电子文件的归档程序如下 　　在电子文件形成阶段就要为收集积累工作建立必要的记录和登记,要求归档的电子文件必须真实、完整,要系统地反映工作的过程和结果,对一些研究成果的归档,还应要求其成果与实际的技术状态要保持一致,归档管理要参照纸质档案收集、整理、鉴定、保管、利用等管理原则,有效地保证归档电子文件的真实性、完整性。电子文件的形成者要明白电子文件归档的工作内容和要求。 　　电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明,经有关领导审批后向档案部门移交。档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理,同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。 　　(二)保存与维护管理 　　1.保证内容逻辑上的准确。除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数加以保存或采用其他方法和技术加以转换。因为电子档案来自各个方面,是在不同的电子计算机系统上形成的,而其内容是以数码形式存贮于各种载体上的,在利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示,对于电子档案而言是一个较为复杂的过程,因此编排格式上不尽一致这种在技术和形式上的差异,必然导致在还原时所采用的技术和方法也不相同。目前解决这一矛盾还无一个一劳永逸的办法,因此必须