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秘书职业能力分解研究 　　摘 要：衡量一个秘书是不是合格，最重要的指标是看其是否具备职业能力。那么，一个合格的秘书应该具备哪些主要能力？这些能力通过哪些途径培养与获取？能力达到怎样的程度用什么量化标准去评价？本文通过对这些问题的分析研究，试图形成一套较完整的看法，以便为高职院校更好地培养秘书人才的职业能力，提供可以借鉴的思路与方法。 　　关键词： 秘书 职业能力 分解研究 　　 　　高职院校的文秘专业，已经越来越重视对学生能力的培养；而当有些学生提问毕业后要是真去当秘书，应该具备哪些职业能力，这些能力应该怎样去获取等问题时，我们的老师往往说不周全。我们也注意到，对于秘书的职业能力，不少有识之士曾作过专题研究，其中也不乏真知灼见，但那些研究基本是仁者见仁，智者见智，各说各的理，难以形成较为一致的意见。针对这两方面的实际情况，本课题这次研究在吸取前人成果的基础上，紧密结合职业岗位对秘书素质、能力的需求，以及高等职业院校文秘专业人才培养的实践，力求使研究的各项结论更符合客观实际，更富有完整性，更具有指导意义。 　　 　　一、秘书应该具备的职业能力 　　根据我们的调查与归纳，这一问题的现有答案至少有一二十条。从职业岗位需求出发，我们通过分析现有答案的内涵、外延，进一步对它们“删并增减”，最后形成比较一致的看法：一名秘书要胜任本职岗位，以下六方面能力是必不可少的： 　　1.理解与判断能力 　　秘书承担着为企业老总或单位领导服务的职责。这就意味着秘书必须为自己的上司负责。据此，“善解人意”十分重要。有时上司一个眼神一句话，秘书就要揣摩出他（她）的想法，然后迅速做出判断，确定自己应为或能为上司做些什么。准确地领会上司的意图，能以敏锐的直觉发现问题，并能找出问题发生的原因及解决办法，这是当好参谋助手的必要能力。 　　2.沟通与交际能力 　　进入信息时代之后，企业或单位管理中人际关系的作用丝毫也没有削弱。处于一个企业或单位管理神经中枢的秘书，是否具备沟通与交际的能力，对于企业或单位的人际关系会产生直接的影响。一般来说，上司在企业或单位内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并协助上司维护好这些关系。秘书要善于同各个层面的领导、各个部门的同事或下属打交道，善于沟通交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，那样，办事的成功率才高。 　　3.组织与协调能力 　　通常情况下，一个公司或单位领导的决策、指示，是通过秘书向下面传达的；而下面在贯彻落实过程中的情况，又是通过秘书反馈给领导的。起着桥梁与纽带作用的秘书，组织协调能力就显得格外重要。有时候，领导布置一件很复杂的事，组织能力强的秘书，会把这件事做得井井有条，滴水不漏；有时候，上下之间会因为意见不一或者误会而产生矛盾，协调能力强的秘书，过去一番话或一个举动，就能够化解矛盾，让事态平息。 　　4.收集与选择信息能力 　　处在信息爆炸时代，一个企业或单位的发展，越来越倚重信息。作为秘书的一项重要工作，要花大量精力调查、收集各式各样信息。在这方面，秘书首先要知道哪些是上司现在需要的信息，能够“雪中送炭”，上司自然赏识。由于市场行情瞬息万变，各类信息也在不断变化，秘书对收集到的信息还要有所选择，“去伪存真”，再加上一点“前瞻眼光”，这对上司会有更大帮助。 　　5.口头与书面表达能力 　　无论时代怎样变化，一个秘书不可或缺的技能中，有一副好口才，能写一手好文章，总是占据重要位置的。口才好就是口头表达能力强。秘书在上传下达、汇报情况、接待来访时，要十分讲究说话艺术，思路清晰，简洁明了，让人听得懂、听得明白，而且把握分寸，让人乐于接受不反感。就凭秘书一张嘴，很多难事都可以迎刃而解。写一手好文章就是书面表达能力要强。领导让你替他写份讲话稿，给公司、单位写篇行政公文或常用商务、事务文书，一般新闻报道，你提笔就来，而且写得很清楚、很规范，领导当面不夸，也会在心里夸你。如果是涉外秘书，还需要具备用外语口头交流与书面交流的能力。 　　6.操作与办事能力 　　一名当代秘书，应该熟练掌握计算机的使用，同时掌握其他现代办公设备的操作技能，像复印机、传真机、扩音器、录音机、移动电话等都要会用，还要会摄影、摄像、驾驶汽车等。除此之外，秘书要有很强的办事能力。面对千头万绪的日常事务及工作，秘书应思维敏捷，行动干练，把一桩桩事办得有条不紊，而且优质、高效。领导不在场时，还要能独立处理突发事件，面对突如其来的重大变故或紧急情况，能镇定自若，化险为夷，把对企业或单位的损失降到最低限度。 　　 　　二、秘书职业能力的培养途径 　　以上六方面能力必不可少，作为秘书本人和培养秘书的老师，接下来要思考的就是通过怎样的途径，去帮助秘书又好又快地掌握这些能力。应当承认，由于人类的天资、天赋存在