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航天企业非纸质档案数字化处理实践 　　摘 要：本文依照实际的操作和检验结果，综合相关的研究成果，系统详细地介绍了航天企业非纸质档案数字化处理过程中的一些基本问题。通过对航天企业非纸质档案的数字化实践研究，详细列出了具体的工作流程和操作步骤，并根据当前的技?g背景，提出了认为可行的数字化档案存储格式。 　　关键词：航天企业 非纸质档案 档案数字化 　　中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）10（a）-0180-02 　　航天企业除了库存大量的纸质档案之外，还有一些非纸质档案，例如光盘档案、外部管理系统档案等等。由于光盘类型，刻录前光盘状况，存档时光盘数据刻录质量，光盘生产所选用制作材料，存档光盘标签方法与使用情况，光盘贮存、运输及工作环境条件等的影响，导致寿命的不确定性。同时，外部管理系统中存放着不少数量的电子文档，这些档案的信息以外部管理系统为载体，依托航天产品研制的基础过程环境平台，管理工艺、研试和设计文档的全流程，纳入归档范围的外部管理系统文档因为缺乏档案管理人员科学有效的统一组卷，对于电子文档的长期保存并提供利用来说也是一个严重的问题。 　　1 非纸质档案数字化处理的基本原理 　　1.1 光盘档案数字化处理的基本原理 　　所谓光盘档案数字化，简单地说就是将光盘中的档案信息进行数字化处理，以计算机可识别的数据来表示光盘的档案信息。目前，最常见的方法通过光盘数据的刻录、读取软硬件设备实现。光盘数据刻录的基本原理是使高功率的激光束映射到光盘盘片上，因此模拟出二进制数据0和1，而刻录机写入光盘的逆过程即光盘的读取过程则可以视为光盘档案数字化处理的基本原理。光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。在数字化的过程中，读写速度，缓存容量，盘片兼容性，Firmware更新，放置、接口和进盘方式等方面参数可能会影响光盘档案的读取效果。 　　1.2 外部管理系统档案数字化处理的基本原理 　　随着信息技术的完善和办公自动化的普及，电子文档已然成为当今时代档案的主要构成部分，档案数字化增量电子化目标的实现也得以可期。外部管理系统中数字签名技术??手段的采用，保证了电子文档管理元数据元素名和元素值表达的主要命脉控制作用，从而决定了实际对象电子文档凭证价值关键的真实性、可靠性、完整性和可用性。关于数字签名的法律效力，早在2005年颁布的《电子签名法》第七条就有明确的规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用[1]。”时至今日，该法仍然是认可电子文档法律效力、实现电子文档管理法制化最基本的依据和最重要的法律保障。 　　2 非纸质档案数字化处理的基本步骤 　　2.1 数字化非纸质档案 　　光盘档案经过发起申请、领导审批、申请确认、信息摆入等环节，由信息摆渡人员通过文件导入监管系统内网传递给申请人。申请人负责启动涉密文件导入申请，填写申请单中内容、密级等信息，并根据领导审批意见确认流程。领导根据涉密文件导入申请单中申请人所填任务信息确认是否同意摆入申请。信息摆渡人员接收到申请人发起、领导审批通过的涉密文件导入申请，通过摆入光盘杀毒、中间光盘刻录、光盘内容拷贝等步骤将摆入信息上传到内网文件导入监管系统中由申请人自行下载。外部管理系统档案则直接由档案管理人员通过目录树资源管理器或产品条件输入查询执行定位、检索和下载操作在系统中受控的文档来实现。 　　2.2 规范化非纸质档案 　　所有电子文档均以“档号+空格+题名”的方式命名，如果某文档带有附件，则需在文档题名后标注正文或附件并新建文件夹，将正文和附件一起置于文件夹中，文件夹的命名规则同文档。档案管理人员在各自本地电脑新建临时的专门文件夹，用来存储数字化非纸质档案的信息，具体方式如下：在文件夹下，分设卷内目录和归档文件电子版两个子文件夹，其中，卷内目录中，存储各案卷的卷内目录；归档文件电子版中，分案卷存储经数字化处理后的非纸质档案原文。最终的卷内目录和归档文件电子版由型号档案主管人员统一进行汇总及硬磁盘离线备份。 　　2.3 导入档案管理系统 　　首先将卷内目录导入到档案管理系统中。档案管理系统的文件导入操作功能可以帮助用户尤其是不联外网的用户方便地导入计算机中的外部文件，从而在相同的软件平台上进行数据的自由交流。然后再将规范化后的相应归档文件电子版原文添加到档案管理系统中。可以在档案管理系统中通过打开记录右侧的原文操作按钮来完成，也可以在打开记录的原文显示框中直接点击鼠标右键来实现。一条记录可以选择添加多个原文，上传原文的大小和格式没有限制，当上传尺寸较大的原文时系统支持断点续传功能。 　　3 常用的非纸质档案数字化格式 　　3.1 报告文件 　　目前的报告格式有三种，分