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荣誉档案信息管理系统开发与利用研究 　　摘 要 荣誉档案是单位、部门或个人水平、能力与业绩的重要见证材料，为加强荣誉档案的管理，运用现代信息技术对荣誉档案信息数据进行采集、整合、处理、构建、存储和应用，构建和开发荣誉档案信息管理系统，以实现荣誉档案各业务环节的自动化、网络化管理，有效提升荣誉档案的利用效率和服务水平。 　　【关键词】荣誉档案 信息系统 开发应用 　　荣誉档案是单位、集体或个人在工作、生产、服务或履行职责、义务等社会实践过程中获得的各种奖励、表彰或赞誉的见证材料，是单位一笔宝贵的档案财富。我市的疾病预防控制中心于2002年成立，先后在非典、流感、人禽流感等疾病的预防控制和食物中毒、职业中毒、抗洪救灾、灾后防疫、支援四川汶川地震灾后防疫等各类突发公共卫生事件应急处置工作中，涌现出一批又批的先进单位、先进集体和先进个人。如何加强对荣誉档案的管理，为单位和社会保存疾病预防控制机构在各个历史时期有价值的实物见证材料，客观地反映疾控部门的工作业绩，已成为当前档案管理工作者的研究课题之一。 　　1 开发荣誉档案信息管理系统的必要性 　　荣誉档案主要包括有奖状、锦旗、牌匾、奖杯、荣誉册、荣誉证书、获奖文件等实物档案和文档案，具有载体的多样性、内容的广泛性、材料的唯一性、保管复杂性的特点。当前，荣誉档案在归档方法和保管利用上普遍存在着管理分散、保管困难且利用不多的现象，主要表现在以下四方面：一是以单位名义获得的奖项一般归单位保管，有的单位建立荣誉档案室把主要荣誉陈列，有的则挂在单位会议室或大门口的墙上，有的则由单位档案室集中编目保存；二是以部门名义获得的奖项则由部门保管，普遍存放在部门、科室内或悬挂于科室显眼位置；三是以个人名义获得的奖项一般由个人保管，散存现象更为普遍，有许多获得较高荣誉的个人奖项荣誉，也随着时间的流逝或人员的调动难觅踪影；四是归档分类标准不统一。按当前的档案分类保管办法，荣誉档案的分类因各类获奖的载体不同而异，如获奖文件属文书档案的归档范围，单位的奖杯、奖状、奖牌、锦旗等实物属实物档案归档范围，科研成果奖励则属科研档案的归档范围。由于荣誉档案保管分散，保存条件要求高、保管难度大等原因，有的荣誉奖牌、奖杯由于开始出现生锈、氧化、褪色等现象，奖牌生锈、证书虫蛀、奖杯氧化、奖状褪色、文字模糊等现象较为常见，荣誉档案逐渐失去其历史见证和激励鼓舞的作用。 　　荣誉档案是单位、部门或个人水平、能力与业绩的重要见证材料，加强荣誉档案的管理，开发荣誉档案信息管理系统，探讨荣誉档案集中管理方法已成为当务之急。单位亟待开发一个统一的荣誉档案信息管理系统，整合原散存在科室、部门或个人手中的文书、实物、科研档案资源。 　　2 开发荣誉档案信息管理系统的工作思路 　　开发荣誉档案信息管理应用系统，把图片或扫描等现代信息技术运用于荣誉档案的管理中，建立荣誉档案的信息管理系统，制作荣誉档案电子文库，整合原散落在单位、部门或个人手中的荣誉档案资源，把荣誉档案的收集、整理、保管和利用实行数字化的管理，变分散管理为集中管理，解决荣誉档案随时间的流逝难免会生锈、虫蛀、氧化、褪色或散失而难觅踪影的难题，利用电子档案室还原荣誉档案的历史真实性、原始性、直观性和生动性，真实地反映单位、部门和单位中的个人在工作和社会发展历程中的光荣传统和历史足迹，使荣誉档案管理做到“文档一体、物档一体”，为单位的历史发展过程留下“永不褪色”的电子档案，同时实现荣誉档案的电子查询功能，探索一条运用现代信息技术管理荣誉档案的有效途径，充分发挥荣誉档案历史见证和激励鼓舞作用。 　　开发荣誉档案信息管理应用系统必须解决二个关键问题：一是建立规范的荣誉档案收集制度，挽救、整合原散存在单位、部门和个人手中的历史荣誉档案，把文书档案、实物档案、科研档案、获奖证书、获奖材料、获奖说明等档案资料都统一于管理系统中，还原荣誉档案一个全面、真实的面貌。二是制订科学的电子文档管理流程。规范荣誉档案信息系统的电子归档收集流程、编目、展示、保管和利用方法， 通过合理设置各模块功能，为每一项荣誉档案建立一个获奖图片、获奖项目、获奖时间、获奖级别、获奖类别、获奖申报材料等多项目、全方位综合电子文库，并提供著录、检索、打印、归档、查询、借阅、统计、数据上传、数据接收、备份、用户管理等功能，实现荣誉档案日常归档以及其他业务系统的数据交换等到功能，使荣誉档案由传统的实物管理模式向数字化管理模式转变，建立科学合理的荣誉档案信息管理系统，创新荣誉档案的归档模式，探索运用现代信息技术管理荣誉档案的有效途径。 　　3 荣誉档案信息管理系统的技术路线 　　加强荣誉档案的信息管理，把荣誉档案信息系统建设纳入到单位信息化建设的总体格局之中，并作为电子政务建设中一个必不可少的信息节点，紧密地与其他档