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论加强科技档案管理在汽车制造企业中作用 　　[摘 要]科技档案作为一种重要的信息资源，是一种潜在的生产力，同知识经济密切相关。科技档案是在汽车产品的设计、研制和生产制造活动中形成的，是反映汽车产品设计制造活动的真实记录。由于科技档案具有专业技术性、成套性、现实性、复用性及共享性的特点，所以它可以节省大量的设计费用和时间，对科技档案的有效利用具有十分重要的意义。 　　[关键词]科技档案；管理；汽车制造；作用 　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0205-02 　　一、引言 　　汽车是现代文明的产物， 有话说“ 车轮上的美国”，可见汽车在现代人类社会中的作用。档案是历史的记录， 人类的文明在档案中可以看到它前进的脚步。这就是说， 汽车的产生、发展， 有关汽车的档案也随之产生、发展。汽车档案真实地记录了汽车产品的形成过程， 它们是在汽车的生产劳动活动中直接产生的并属于这些劳动过程。而科技档案管理应时刻围绕企业发展需求和产品开发开展工作，建立以科技档案管理为核心的管理体系，加速企业汽车产品开发的速度。 　　二、科技档案管理的现状 　　1、科技档案管理基础设施落后，缺乏网络综合应用系统。由于企业投入经费不足，新建的库房，基本没有将档案网络应用系统列入工程项目。目前，许多汽车企业的科技档案管理，绝大多数是单机管理，仅仅是实现档案目录计算机检索，科技档案工作严重滞后于其他管理工作。科技档案管理人员的精力集中在科技档案整理及目录输录上，不利于科技档案信息资源的开发，无法满足汽车产品的开发、建设的需要，不能适应现代化汽车工业快速发展的需要。 　　2、部分决策者对企业的科技档案不够重视。科技档案用着的时候重要，用不着的时候不重要，一个单位档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与企业决策者对档案资料的重视程度有着极大的关系。科技档案是科学研究、产品研发、引进国外先进技术等活动的历史记录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是实现汽车企业做大做强的重要条件及不可缺少的依据。如果决策者不重视，科技档案管理不好、利用不好，会给企业带来负面的经济效益。 　　3、档案管理部门在与汽车供应商接触的过程中，发现许多问题，如：供应商只有厂家测绘图，无正式产品图，图纸丢失，不齐全，图纸与档案室存档图纸版本不一致等。另外当图纸发生更改时，许多供应商的图纸都没有及时更改，因此很难保证图纸的准确性，从而影响到产品的质量。针对以上问题，档案管理部门改进了管理方法和工作流程，保证了供应商在用图纸的准确性，保证了产品的质量。目前档案管理部门与供应商之间的文件发放流程，如下图所示： 　　4、企业科技档案现代化与企业信息化建设发展不同步。企业科技档案必须适应信息化要求，除了保管好纸质文档外，还要把电子文件及时的收集、妥善保管起来。当前，在企业信息化建设过程中，推广运用了信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。而科技档案管理没有与企业信息化同步，出现纸质文档多于电子文档的管理格局，给科技档案的存储、查阅带来很多的不便。 　　三、加强科技档案管理的对策 　　管理科技档案时，既要遵循档案管理总原则，又要结合科技档案自身特点， 通过有效途径，提高科技档案的管理水平，建立科技档案管理体系，使其在汽车研发和生产中发挥更大的作用。 　　1、夯实科技档案管理的基础 　　科技档案的收集和正确分类是管好科技档案管理的基础。要做好档案的收集工作，档案人员必须做好正确的指导及严格的验收。首先，要求档案人员按照归档明细表对应归档项目逐一核对，指导设计人员对文件进行筛选；其次，要把好文件材料归档的质量关。归档后的材料要进行分类，根据档案材料所涉及到的车型进行“对号入座”，每种车型的科技档案材料又按照科技档案分类编号规则进行分类编号。 　　2、档案部门实行全面质量管理 　　企业档案室是所有文件和资料的归口管理部门，也是运行质量体系的重要组成部分，因此主要有“文件和资料控制”要素的主要职能和“质量记录的控制”要素的相关职能。在今后的工作中要积极按照质量管理体系和管理制度要求去做，提高档案管理质量。图纸是科研活动中形成的历史记录，是单位设计人员和生产加工人员之间的信息传递者，是一种无声的语言，是企业的宝贵财富。因此，图纸归档工作是科技档案中产品档案管理的重要环节。图纸产生于设计阶段，为此抓住设计阶段的管理是底图档案形成的关键，采取底图晒制蓝图即为归档，任何个人包括设计人员无权擅自撤回底图。归档的底图，档案人员除了要审核签署外，还要对图纸绘制的质量、图幅尺寸及图号填写等进行校对，发现问题及时与设计人员联系并进行更改，在归档底图完全符合要求后，