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论学校文书档案管理信息电子化应用 　　【摘要】学校文书档案管理电子化已经成为发展趋势，只有形成完善的档案管理工作体系，切实引进先进的电子档案管理技术，不断加强专业档案管理人员的培训，才能克服传统档案管理的弊端，提高档案管理工作的质量。 　　【关键词】电子档案;管理工作，提升策略 　　本文从文书档案管理电子化应用的意义出发，在分析以往电子档案操作实践问题的基础上，探索有效的电子档案管理工作思路，切实提高电子档案管理的有效性。 　　一、学校文书档案管理信息电子化的意义 　　（一）满足学校未来发展需求。学校文书档案管理的信息化对学校快速有效运转，构建完善的学生服务体系，满足上?机关收集掌握基层学校运行状况与教育工作质量水平有重要意义。档案信息化管理也是促进中学教育事业快速发展的重要手段。首先，通过文书档案的信息化整理存储工作，更好适应了云计算时代的到来，满足了中学教育创新化发展需求，它不仅实现对所有文书档案、学籍档案、科技档案、基建档案、荣誉档案和人事档案等类目的分类整理存储，而且可以实现档案数据信息资源的再开发，有利于梳理校内外信息流转运行中的问题。其次，档案信息化是优化中学管理工作的重要手段，通过数据信息的检索可以减少学校行政工作量，满足学生和家长日益增长的对档案利用的个性化需要，为学校行政决策提供依据。 　　（二）促进各项业务深入开展。档案信息技术可以辅助学校做好安全防火、教学设备采购、水电资源使用、校舍设备维修、固定资产报备、财务信息等档案数据信息的管理工作。信息化管理不仅可以提高上述行政工作的数据信息检索效率，可以解决传统人工管理中数据收集不完善。首先，通过信息化的存储方式更大程度上节约档案资源占用空间，可以提高数据信息的安全性，特别是在云存储模式下，有效避免档案丢失现象。其次，在上级教育行政机关垂直监管体制下，可以实现中学数据档案资源共享，有效减少档案传递中间环节，方便上级行政机关检查工作。第三，对于优化档案管理工作质量，提高数据传输速度，简化相关业务工作流程有重要意义。 　　二、学校文书档案管理信息电子化的问题 　　（一）设施设备有待完善。文书档案信息管理电子化已经成学校行政管理的重要组成部分和发展趋势。为了更好地满足学校运行发展需要，满足学生及家长对学校档案资源的使用需要，符合上级行政机关信息化管理要求，还需要解决中学档案管理设备不足的问题。首先，受教育教学经费方面的限制原因，文书档案管理需要的现代化信息设备更新较慢，难以满足学校智能化检索管理需要。其次，当前学校文书档案还缺乏完善的数据库体系建设，现有的数据库容量不足，安全性差，数据存储类型有限。第三，软件系统不足，现有管理软件系统只能满足数据存储需要，但是在数据使用功能开发方面还不能满足时代需要。现有档案数据库没能与各教研室，学生社团，学校行政管理部门的电脑连接，各业务部门无法直接查询、检索档案数据库。 　　（二）管理机构不健全。目前中学在文书档案管理信息电子化的过程中还缺乏必要统一的管理机构，仅凭中学档案室是不足以完成这一系统性工作的。学校党政、人事、科研、教学部门还没能深入参与到学校档案管理系统的建设中来。首先，学校还要需要进一步完善档案管理信息电子化的运行体系，加强各部门之间的配合。其次，档案管理人员需要花大量的时间对库房内的档案进行整理、熟悉，才能及时响应业务部门对档案的利用需求，但在实际工作中，大部分基层专职档案管理人员需要承担一部分兼职工作，没能形成必要的电子档案报送机制，档案报送不及时不系统不全面，业务部门缺乏对文件初步分类整理的意识，不利于档案组卷的完整性。第三，目前学校现有的文书档案管理电子化制度不足，缺乏系统有效的管理标准，导致电子文件整理不规范，没能形成层层负责机制，存在着数据遗漏问题，严重影响档案管理电子化质量。 　　（三）档案资源开发不足。中学档案信息电子化管理没能植入大数据概念，学校文书档案管理还集中在档案数据的储存方面，没能实现对现有档案数据信息的充分挖掘，档案数据资源的使用率不高，现有档案资源不能依据权限级别实现对基层教师的全开放。原始纸制档案的电子化制度水平有限，大量的视频与图片资源未实现电子化的存储与使用，电子档案的数据类型较为单一。不能依据档案数据资源的横纵向对比总结档案资源蕴含的新信息。档案数据资源的共享效率相对较低，不仅数字档案资源的借阅归还程序繁琐，而且档案资源难以实现对学校运转数据的全面收集，无法调动教师积极参与的积极性，不能实现档案资源价值的提升。 　　（四）档案管理人才不足。在档案数据信息电子化的大趋势下，突显出中学档案电子化管理人才紧缺的问题。目前基层很少具备高层次的专业档案管理信息技术人才，不仅缺乏档案管理工作人员编制，而且还有些档案管理人员层次水平不高，知识结构老化，难以满足档案电子化