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论高校实物档案管理存在问题及对策 　　摘 要：高校实物档案是凝结高校历史记忆、展示高校发展历程、传承高校文化精神的重要物质凭证，各高校要重视实物档案的管理，加强档案人员业务培训，强化实物档案的收集、整理、保管、提供利用等工作，逐步拓展实物档案归档范围，规范实物档案管理办法，并结合现代化信息技术，不断发掘高校档案馆馆藏藏价值，为本校乃至全社会提供服务。 　　关键词：高校；实物档案；管理 　　高校实物档案的管理工作包括实物档案实体管理、信息管理及实物档案的宏观管理工作。近年来，高校实物档案管理研究取得了丰富的成果并不断走向成熟，但仍存在着一些问题。这些问题一方面影响高校实物档案管理工作的发展，另一方面影响高校档案馆的公众形象。因此，高校档案管理工作人员需要更深层次的理解实物档案所赋予的意义，并对其进行妥善的整理与保护，更大限度的发掘其内在价值、丰富校园文化。 　　1 高校档案馆实物档案概述 　　高校实物档案是高等学校在实践活动中直接形成的，具有原始记录性的非文本信息。高校实物档案类型多样、载体丰富、规格不一，包括奖状、奖牌、奖杯、荣誉证书、印章、名人字画、各校赠送的纪念品、校徽、雕塑等具有明确或者隐含信息的物体。 　　从历史的角度来说，高等学校随着社会发展而不断发展，能够见证高校发展印记最为直接的证明就是高校的实物档案，高校的校徽、校牌的更新就是高校发展历程的实物凭证。从哲学的角度来说，高校实物档案是直接形成的，具有本源特征。高校实物档案是为了某个目的而形成的，能够反映高校历史实践活动的真实性与目的性，也因此更具有说服力。 　　高校实物档案的管理工作属于高校档案馆发展的重要部分，是高校工作不可忽视的一个重要环节。再现高校的发展，丰富高校的文化，实物档案的管理工作发挥着至关重要的作用。 　　2 高校档案馆实物档案管理问题 　　2.1 高校实物档案宏观管理问题 　　2.1.1 高校实物档案管理规章制度不够完善 　　高校实物档案的管理工作要在相应的规章制度指导下，才会有方向、有目的、规范化地进行。目前，多数高校档案馆没有根据自身的具体情况，制定相应的高校实物档案管理办法及高校实物档案整理标准等相关性的约束性的文件。约束性文件的制定能促进高校实物档案管理工作规范化、标准化进行。从而，提高高校档案馆实物档案管理工作效率。 　　2.1.2 高校档案馆资金不够充足且档案专业人员缺乏 　　社会普遍认为高校的主要工作就是提高教学水平、加强科研能力，实物档案的管理工作只是辅助性的，甚至是无关紧要的。因此在实物档案管理工作方面分配的资金不够充足，只是基本满足实物档案管理的一些日常工作，如果出现突发状况，便无计可施。而且，高校档案馆普遍缺乏专业性的档案管理人才，从某学院分配的档案工作人员来看，档案馆里只有两位正式的档案工作人员：一名馆长和一名副研究馆员。由此可见，高校档案馆档案工作人员缺乏。 　　2.2 高校实物档案实体管理存在的突出问题 　　2.2.1 收集问题 　　2.2.1.1 档案兼职工作人员对实物档案的内在价值理解不够深刻 　　实物档案的收集需要各个部门良好的配合与真诚的合作。任何实物都是在一定的场景下产生，也就是说任何实物都具有在场性，档案兼职工作人员在思想上对实物档案所赋予的信息与意义理解的不够全面、不够深入，因此可能造成实物档案的丢失、缺损等问题。 　　2.2.1.2 不同性质实物档案形成的时间不一致，导致了收集的困难 　　高校实物档案中，奖励性质的实物档案数目居多，如锦旗、奖状、奖牌、荣誉证书等。这类实物档案充分证明了高校及各部门在工作中所取得的成绩，但具有奖励性质实物的申请、鉴定、批准需要一段时间，因而高校档案馆无法知道哪些部门会在哪个时间段产生哪些实物档案，而且有些部门认为其是对自己工作的肯定，同时为了方便利用，应归本部门保管，因此很难准确获取所要归档的实物档案。 　　2.2.2 保管问题 　　2.2.2.1 库房设施不尽其用 　　一般情况下，高校档案馆库房中存有加湿器、空调、除湿器、防磁柜、以及记录温湿度的仪器等设备，保管实物档案的设备基本齐全，但是有些设备经常闲置。在实物档案的管理过程中，工作人员在重视收集的同时也应重视实物档案的保管，其中库房条件是保管的重要内容之一。 　　2.2.2.2 实物档案装具有待完善 　　目前，大部分高校实物档案与纸质档案的保管方法类似，都有序的摆放在档案密集柜中并没有相应的实物档案装具。但有些重要的实物档案必须谨慎保管，配备相应的档案装具，如名人字画，荣誉证书等都应该装入相应的档案盒中，减少在利用和挪动过程中的磨损。 　　2.2.2.3 实物档案的保管方式比较封闭 　　多数高校实物档案和纸质实档案存放在一个库房中，没有专门的实物档案存放室。由于大