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资料管理方法探讨与分析 　　摘 要： 资料管理是保证日常工作顺利进行的重要一环，资料管理不仅仅包括对其进行使用，同样也要包括资料的收集和储存，只有将资料的收集、储存和使用都做好，才能真正做好资料管理，进而避免时间上的浪费，有效地提高工作效率。 　　关键词：资料 管理方法 探讨与分析 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）02-0021-01人类社会不断发展，资料的储备也在不断增加。这里所说的资料指的是可供人参考、作为根据的材料。在激励的商场竞争中，第一手资料，往往就是取胜的关键，在企业的管理中，资料将影响领导的决策。资料的重要性毋庸置疑，没有资料作为依据，做出任何决定，都是盲目的。如何有效地完成资料管理工作，是我们目前面对的重大问题。 　　一、从资料收集入手，做好资料管理前期工作 　　资料的收集是做好资料管理的前提。要分清哪些资料是必要的，哪些资料是急需的，这样有目的地、有方法地开展工作，才能有条不紊地做好资料收集工作。 　　1.针对要完成的任务，有效地收集资料 　　收集资料的主要目的是作为完成最终目的的参考和依据，应该有针对性的进行收集，紧紧围绕最终目的，收集与之相关的资料。不能笼统收集，浪费时间去整理、筛选，也不易于查找。因此，我们在收集资料前，首先要确认我们的目的是什么；为了达到这个目的，我们需要哪些资料；我们要获取这些资料，需要哪些条件等等。 　　2.根据资料的不同，合理地选择资料收集方法 　　从内容上，资料可以分为档案资料、技术资料；从资料的承载体上，可以分为纸质资料、影像资料、电子信息资料等等。在收集资料时，我们首先要考虑我们收集的是哪种资料，使用什么承载体更合适，采用什么样的收集方法更快捷。同时，也要考虑到资料发送者的便利。在收集资料时，通常会采用以下几种方式。 　　2.1问卷调查。问卷调查是一种很好的资料收集方式，但有时填卷的人对问卷不重视，造成了问卷失去了应有的作用。我们在做问卷调查时要注意以下几个事项，一是问卷调查一定要匿名，避免填卷人因为怕被报复或承担责任，而虚假填写；二是选择填卷人时间充裕填写或规定一段时间进行填写，这样可以避免填卷人不认真态度；三是激励填卷人，问卷对其具有一定好处，否则填卷人会应付了事。 　　2.2网络收集与传输。互联网是现代信息广泛而大量传播的重要载体，网络信息量大而且繁杂，需要有一定的搜索技巧。网络信息有夸大、虚假的情况，在收集资料时，一定要谨慎，避免留存虚假信息，造成不必要的损失。在与人约定进行信息传输时，真实性方面相对可以得到保障，方便快捷，双方都省时省力。 　　2.3当面或电话询问。这种方式好处在于被询问人回答问题会比较认真，不会应付了事，对于资料真实性和准确性相对可以得到保障。当人数较多时，双方都要花费大量时间和精力，一般不采用这种方式。 　　2.4实地考察。对于一些事实资料，很难用文字来表达出来，只有切身感受才能了解真实性，这时通过实地考察是最有效果的。缺点在于需要大量时间和相应的费用。 　　3.资料收集工作要注意的问题 　　当我们利用正确的方式有效的收集资料的同时，也要注意注意以下几个问题。 　　3.1资料是否真实。一些资料用来证明事物的真实性，会有弄虚作假的情况出现。必须要确保资料是可靠的，要求资料提供者拿出相应的证明材料，不可随意记录。 　　3.2资料是否完整。制定标准，按标准将资料填写完整，确保不缺失、不漏项。若资料当时未填写，后期易被遗忘，造成教学工作上出现问题。因此，资料填写最好当时完善，避免事后追补。 　　3.3资料是否准确。资料的准确性是保证资料顺利使用的基础，是衡量资料有效性的依据。因此，收集到的资料最好让资料提供者确认后，再进行留存，避免以后在使用时出现问题。 　　3.4资料是否过时。事物都是不断变化的，当时准确的资料，过了一段时间就未必准确，因此，我们要对一些经常变化的资料，定期确认，避免这些资料失去效力或导致不可预料的失误。 　　3.5资料是否便于使用。当我们收集资料时，一定要统一标准，将其中不同的信息填写入相应的位置，避免杂乱无章，否则我们在统计时会浪费大量时间搜寻所需资料。 　　同时，为保证资料收集工作的顺利进行，除了工作认真负责之外，也要做到定时或提前进行资料收集，避免忙时忙，闲时闲。根据工作任务所需制定相应的标准，有针对性的收集资料，将其中的无用资料必须剔除，有用资料力求填写完整。 　　二、做好资料储存工作，是做好资料管理工作的基础 　　资料储存的目的是将来可以进行查找和使用，因此，在资料的储存方面，首要任务是要做到便于查找且便于使用，这就要求有相应的资料储存方法。 　　1.合理地选择资料储存方式 　　资料存储方式主要有两种，一种是书面资料，一种