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项目管理项目计划和准备 　　【摘要】项目管理包括：项目的定义和建立；项目的计划和准备；管理项目这3个的过程。其中项目计划和准备在项目定义和成立之后执行，是项目管理中较为关键并需要大量细致工作的一部分。本文中简单介绍项目定义和建立，着重分享了一种外企常用的项目计划和准备的流程和方法，一共大家参阅学习。 　　【关键词】项目管理 POS CPM 甘特图 　　一、定义项目：项目计划和准备的前提 　　一个项目是指有明确的开始和结束，特定的可交付成果，以及指定的资源的特定的工作。在计划项目和准备项目之前需要首先定义项目的各种工作和内容并启动，其中包括：启动项目，定义项目的参数；搭建项目的框架。项目计划和准备的各种定义都围绕项目的定义来进行定义和确认，即时间安排，范围和资源。项目的定义可以通过POS方法，考察项目的时间安排，范围和资源是否灵活机动 　　以XX外企答谢晚宴项目为例： 　　项目初始目标：举行XX外企答谢晚宴；范围（成员人数）：约50人；时间安排：XX年YY月NN日；资源：晚会预算，赞助场地；故项目的定义就是：从即日起到XX年YY月NN日，在晚会预算，赞助场地的支持下，完成XX外企答谢晚宴准备工作，保证晚宴的顺利进行。 　　以上是对项目定义的简单介绍。项目定义是项目计划和准备的前提，为整个项目的目标，参与者，项目的范围，项目最后的输出内容，项目的方法工具进行了确认，使接下来的项目计划和执行工作有章可寻，有理可依，初步建立的项目的流程和汇报轨迹。 　　二、项目的计划和准备 　　一旦完成项目的定义后，就可以组织项目经理和成员开始计划和准备工作了，这是项目执行的基础和前提，保证项目能满足赞助者和主办的要求，避免项目开始后的无效执行，规避不良问题。 　　项目的计划和准备分7个步骤，也是外企中项目管理常用的项目计划方法，包括：确定项目的工作内容，确认项目的具体工作任务，初步预估，初步建立时间安排表，管理项目限制条件，制定风险管理计划，完善项目计划 　　（一）确定项目的工作内容 　　确认项目的工作内容分位3个步骤：确定项目交付成果，建立分工框架，收集需求。 　　（1）确定项目交付成果：项目交付成果为完整的令人满意的交付物，且可标志着项目的完成。项目交付物的定义越准确越完整越好。 　　（2）建立分工框架（WBS）：WBS是项目所有工作的层次结构，确保项目的完成，帮助定义项目所需的交付物以满足项目的需求。WBS是建立分工框架的重要方法，在建立WBS需要重点考虑最终交付物，不要急于进行任务定义。WBS纵深了项目范围，更清晰明确的划分项目的工作内容；是关“做什么”而不是“怎么做”，是对工作的定义而不是完成工作的方法。建立WBS首先建立主要的交付物，以XX外企答谢晚宴项目为例，WBS可以分为：晚宴前准备（社交时间），晚宴，晚宴设施。确认主要交付物后，可以叫WBS分为3-7层，以明确工作内容。再以以上例子，晚宴前准备可分为：音乐，饮料，点心，销售目标。再确定分层次工作内容时，可以运用“is and is not”模型，确定每项工作内容是否是项目需要的，哪些不是必须的（是否会引起询问）。所有“可能会做”和“最好去做”的工作都放入“is not”项里 　　（3）收集需求。需要从多个方面收集需求；同时收集的需求需要时间是精确的，可计量的，可达到的，稳定的，明确不含糊的；还要设定验收/完成标准又以XX外企答谢晚宴项目举例，首先要针对某个工作内容从各个层次的参与者收集需求，比如菜品，需要从赞助商，不同年龄不同阶层的客户，特殊需求者（素食者）处收集他们的要求。建立分工框架的最后一步需要文件输出WBS，并和项目组，用户，赞助商等再次确认交付物。 　　（二）确认项目的具体工作任务 　　确认项目的具体工作任务和确认项目的工作内容的区别在于：一个是如何完成此任务，一个是任务是什么。项目的具体工作任务每一项时间不能太长，原则上不超过3-5天。又以晚宴项目为例，确认项目的具体工作任务，就音乐来说，包括：晚宴前音乐，晚宴进行时音乐，寻找乐队，筛选乐队，选择音响，租用音响，测试音响等等。 　　（三）初步预估 　　初步预估包括3个方面：确认任务的信息，预估任务量，预估任务时间。 　　（1）确认任务信息。确认任务信息非常重要，其中包括有由谁来做此项任务，任务描述，任务指导，任务交付物，任务文件等。 　　（2）预估任务量。预估任务量是一般是预估需要几人完成此任务，同时要考虑时候有不确定性的影响，工作人员的专业素质，使用工具的可能性，任务的复杂度等等。 　　（3）预估任务时间。预估任务时间不仅仅是预估任务持续的时间，还要把任务的时间安排在日历上，去除假期，病假等非项目工作的影响。预估任务时间要考虑任务量，任务信息，包括等待和可预估的延迟时间，需