馆藏档案数字化信息采集方法.docVIP

馆藏档案数字化信息采集方法 　　一、做好馆藏档案数字化的前期准备工作 　　 　　第一，档案质量检查。质量整改不是对档案进行重新整理，要根据数字化需要进行。根据数据采集的不同方式（录入、扫描、数码处理）要区别对待。对于字迹不清、破损污染、编号有误、案卷（文件）题名不确切、缺少目录等不能进行数字化工作或数字化后影响利用的问题，应在数字化之前将其解决。对于“整理人”、“检查人”等档案整理过程的记录不必强求。条目中文件的“字号”、“责任者”、“时间”等虽不够规范，但不影响数字化，或数字化后由于检索途径增多不影响利用的，可不做过多修改。需要注意的是，实际工作中不要过分强调整理基础的规范而影响数字化进程。 　　第二，加大档案鉴定开放力度。通过鉴定剔除那些重复的、临时性的、事务性的以及失去利用价值的档案，突出那些重要的、具有珍贵价值、典型意义、地方特色和广泛使用价值的档案，可以使数字化的档案精炼高效。 　　第三，做好馆藏涉密档案文件的解密工作。档案馆在开展档案数字化加工之前，要依据国家档案局、国家保密局联合发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，结合鉴定开放工作，对保密期限届满的档案文件进行解密工作。凡带有密级标识的档案文件，解密并加盖解密章后再进行数字化加工。 　　 　　二、档案数字化信息采集应分步实施 　　 　　第一，优先实施档案目录数字化。档案目录相对于档案原文数量少，信息采集较为简单，而且投入小、见效快，可以在较短的时间内将馆藏可公开利用的案卷（文件）目录全部实施数字化。进入共享平台的目录信息，可以使更多的档案用户及时了解所需档案的藏所，根据目录索引按图索骥，主动查找和利用馆藏档案。 　　第二，特殊载体档案的数字化。近年来，特殊载体档案的利用呈上升趋势，照片、录像带、录音带、实物档案等原生信息在制作各种展览、录制文献片、多媒体制作等方面被频繁利用。例如，近年来中央电视台录制的《历史上的今天》、《话说香港》、《纪念红军长征胜利70周年》等大型系列文献片，由于大量使用音、影、像等原生历史资料，令片子更具文献价值和观赏性。另外，特殊载体档案的保护技术要求相对较高，需要经常进行检查，及早进行数字化还有利于保护档案原件。 　　第三，纸质档案原文数字化应有所选择。可先选择馆藏中若干个重点全宗，或一般全宗中的重要档案，或对本地区发展有重要影响的重大活动、重大事件的档案。为了“数”（数字化加工）以致用，一般可在馆藏目录信息、特殊载体档案基本完成数字化加工，或目录信息数据库形成一定规模后，进行档案原文的数字化加工，在具有人力物力财力的档案馆也可三者同时进行。 　　第四，数字化加工应以本地区形成的档案文件为主。档案数字化是一项庞大的工程，为避免重复加工，馆际之间应有原则性分工，即各级各类档案馆只对本馆收集范围内的、馆藏各机关、团体、企事业单位的档案文件，或本专业系统形成的档案文件进行数字化加工，馆藏中上级机关制发的、业务机关颁发的需要贯彻执行的档案文件的数字化工作，由制发机关依法移交的档案馆负责。基层档案馆一般不对上级文件、业务主管机关制发的文件进行数字化工作。 　　 　　三、档案数字化信息采集应以共享性和高利用率为标准 　　 　　对于一个馆藏若干门类，馆藏量达十几万、几十万、上百万卷（件）的档案馆来说，短时间内对所有档案全部数字化显然是不现实的。应对内容信息进行选择，信息的筛选和采集要以档案文件的共享性和高利用率为标准。具体说来，馆藏下列内容应作为档案数字化信息采集的重点。 　　1、法律法规和政府规章。馆藏档案中的各种法律法规和政府规章、规章制度的文件，是人们了解国家和地方社会事务管理、研究国家和地方的政治经济文化等发展的最直接、最可靠的信息资源，这些档案文件不仅共享程度高而且利用频繁，应首先将其数字化。 　　2、政府工作流程方面的档案文件。计算机技术在社会事务管理中的应用，使得政府各职能部门履行社会职责的程序愈加规范。例如工商登记和企业年检、企业缴税和减免税收、法律诉讼和司法公证等方面的职能工作，都有其规范固定的业务工作流程。将档案中涉及各种工作流程的文件数字化，实现信息共享，既能节约成本提高政府的办事效率，又减少公民在时间精力上的投入，从而创造更高的经济和社会效益。 　　3、公民维权依据性的档案文件。馆藏国家和地方各职能部门的档案中，有许多与公民个人利益密切相关，例如劳动工资、福利待遇、医疗保险、下岗再就业、劳动保护等，直接关系公民的工作和生活。这些档案文件是维护公民合法权益的依据，也是公民维护自身权益、依法诉求的指南。其信息数字化和资源共享，将提高公民依法维权意识，减少或避免公民盲目上访现象，促进以人为本的和谐社会建设。 　　4、特色档案。各级各类档案馆的馆藏档案，都从不同领域