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试验示范基地档案管理工作的思考 　　【摘 要】针对目前我国科研院所试验示范基地档案管理中存在的问题进行分析，对如何提高试验示范基地档案管理水平进行思考； 提出了应通过完善档案人员的配置、培训，明确要求加强分类管理，提高岗位人员的档案意识，将基地档案工作纳入考核重要指标等方法来提高试验示范基地档案管理水平，充分发挥基地档案在我国科研院所的科技交流、创新作用。 　　【关键词】科研院所 基地档案 管理水平 　　目前，热科院热科院中国热带农业科学院（以下简称“热科院”）建有橡胶、木薯、果树、蔬菜、牧草等种类的科普示范基地，承担着各项科研的试验、成果展示、服务“三农”等繁重任务。鉴于其位置的重要性，2013年5月22日印发的《中国热带农业科学院试验示范基地评估管理实施细则（试行）》明确要求，“各个科研基地分别建立本基地档案，对基地内主栽作物品种、田间管理措施、药物使用、产品产量等情况均登记存档”。基地档案工作关系到科研人员艰辛付出、努力探索成果的保存，关系到一个科研项目的后续发展，关系到基地建设的健康发展，必须加强试验示范基地档案工作。 　　1提高对科技档案管理工作重要性认识 　　热科院试验示范基地多年来，将先进的农业技术和增产增收增效果等实实在在展示在农民面前，激发农民学习和参与积极性，并向农民提供优良种苗、农资、信息及经营管理等方面，取得了很好的社会和经济效益。同时，在基地的运作过程中，产生了各种试验资料，将其中有价值的进行收集、整理、归档，就形成了基地建设的科技档案。基地科技档案是热科院科技档案的组成部分，要将这项工作做好，就要首先提高对科技档案重要性的认识。 　　（1）科技档案指导科技人员的社会实践。科技人员吸收科技档案中的信息，一方面可以避免重复劳动，提高自己的工作起点；另一方面在连续开展同类型的研究工作中，可以加快研究进程。 　　（2）科技档案为科研提供创新服务。一个课题的研发、改进、发展和创新都离不开作为科学技术重要载体和存储手段的科技档案。基地为了完成科研项目取得成果，只有依靠技术进步、技术创新，才能更好地服务“三农”。 　　（3）科技档案改善和拓展劳动对象。科技档案中储藏的科学技术和关于自然资源的相关信息可以不断完善和充分利用天然的劳动对象，从而不断地开发和拓展人造劳动对象。 　　（4）科技档案具有依据凭证作用。科技档案在技术上的依据凭证作用，可以降低科研成本，提高相应的经济效益。一些科研、生产设备有关的购置、使用形成的文件必须妥善保存，保证在设备出现问题能及时得到解决，避免造成经济损失，影响整个研发经济效益。 　　（5）科技档案为基地的正常运行提供依据。科学技术档案是生产、建设和科研的历史纪录，是生产、建设和科学研究工作得以连续进行的依据和条件。有了科技档案，可以避免重复劳动，节约人力、物力和财力。 　　2科技档案管理工作中普遍存在的误区 　　热科院试验示范基地集成技术，主要有新型品种、营养诊断精准施肥技术、科学灌溉及保水技术、病虫害综合防控技术、间作技术、栽培技术等，在试验、探索中形成的资料零零总总，如不善于收集、整理、归类、存档、利用，就难以发挥档案的作用。资料显示，我国科技档案的管理，普遍存在以下误区，值得我们在开展基地档案工作中引以为戒。 　　2.1重视凭证文件收集，忽视技术文件归档 　　档案的价值包括两个方面，一是凭证作用，二是利用价值。传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用，无论是文书档案，还是科技档案，都讲究真凭实据。技术参考利用价值本来是科技档案的最根本的属性，然而，在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件，如果有人归档的文件材料为复印件，在检查、审核中被发现，肯定作为工作失误，受到批评，这就导致人们为了符合归档要求，归档材料非原件不要。看起来是满足了归档要求，实际上使一些重要的但非原件的技术文件不能归档，本质上损害了档案材料的内在质量，这无疑使档案资源的参考利用价值大打折扣。 　　2.2重视管理文件收集，轻视档案资源建设 　　科技档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。但是这种价值是潜在的，必须要通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础，完整是指归档文件材料要齐全、要成套，不能缺这少那。系统是指所收集的反映科研活动过程的文件材料输入/输出因果清晰，层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确是指文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目研究理论依据充分，方法正确，试验验证完整，结论正确。 　　归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在以往的归档管理实践中，由于归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好的把握归档文件的完整性，特别是科研