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浅谈办公自动化软件在管理工作中应用 　　摘要在经济和信息全球化高速发展的今天,办公信息化已经成为提高企业和部门的一个重要要素。近十多年信息化建设在我国迅速发展,各企业推行办公自动化、网络化、电子化、信息共享,以利用Internet技术来增强各部门的科学决策、监管控制,提高办公效率。而如何全面实行办公自动化管理,提高办公效率和网络信息安全,是信息化建设过程中的巨大挑战。就此进行讨论。 　　关键词办公自动化;现代化;管理;办公效率;网络安全 　　中图分类号TP文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)071-0093-01 　　 　　21世纪是一个高效率、高科技、信息化的时代,办公自动化是实现办公高效率的基础。随着现代信息技术、网络技术、计算机技术的飞速发展,为办公信息系统的建设提供了非常先进的技术手段。当代经济社会的高速发展,为能够全面、准确地反映在信息社会和网络经济环境下办公自动化的时代特征,对管理的网络化、信息化都提出了新的要求。本文针对如何通过实施办公自动化管理,提高办公效率,以及如何实现办公自动化网络安全展开讨论。 　　1信息时代的巨大挑战 　　随着信息技术的迅猛发展,现代化办公设备的形式、使用方法、用户需求等都发生了深刻的变化,现代化办公也被赋予了新的内涵。这主要表现在: 　　1)现代化办公设备的种类增多,计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机等与其他类型的电子设备共存,许多电子设备成为人们日常办公的信息载体,这些设备成为了推进现代化建设的手段; 　　2)现代化的办公设备日新月异改变了人们传统的工作方式和生活模式,现代化办公的功能得到了前所未有的强化和放大; 　　3)现代化办公设备多而全的观念已经淡化,取而代之的是合理实现设备间的“资源共享”提高设备利用率、提高管理水平的呼声也就越来越高; 　　4)整个企业用户使用办公设备的水平高低与否是整个现代化办公成败的决定要素。 　　总之,随着社会总体环境的变化,如何提高现代化办公水平已经成为衡量企业现代化发展建设成败的关键。但在看到现代化事业发展的美好前景的同时,也不难发现自身存在的纰漏。现代化办公设备的管理往往滞后于设备的更新,整体工作人员的设备使用水平不高,办公设备的效能很难得以充分发挥。向管理要效率,提高办公设备的管理水平,优化网络资源的管理势在必行。 　　2企业办公自动化管理软件实施中存在的问题 　　2.1“初始化”工作量过大 　　初始化的任务主要是整理并输入基础资料和初始余额。由于下列种种原因,导致初始化工作量过大,以致于不能按计划完成,经常严重影响企业办公自动化管理软件实施的顺利进行。 　　1)企业的货品多品种、多规格型号、单件价值小而数量繁多。这种特点,给初始化工作中的很多内容带来了更多的工作量和较大的难度。 　　2)库存账实不符,余额不确切。原有手工实物账账实不符,没有正确的结存余额,如需要正确的结存余额就要进行库存盘点。而进行盘点在业务繁忙、人手不足的情况下难以完成。 　　3)动态存货。除库存结存余额以外,要想获得准确的初始余额,还有生产过程中正在使用的原材料、半成品、已订货尚未到货的在途材料等。存货流转环节越多,通过盘点获取初始余额的难度就越大。 　　4)人力不足。业务人员已定岗定员,每个职位的业务人员只少不多,又无法因电脑系统实施而使用临时人员。所以在软件实施过程中,一旦工作量加大就无法完成。而初始化工作量在个别岗位会增加到原来几倍。实际中,还存在着增加工作量不增加报酬等矛盾,情况较为复杂。还有个别岗位人员不能胜任等问题等。 　　5)基础资料不完整。基础资料主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、存货分类、存货目录、会计科目、产品技术资料等。往来因为一些基础资料不够准确完整,责任界限又不十分清楚,经常导致实施计划不能按时完成。如存在一物多名、一名多物等现象。 　　6)基础工作不规范。企业业务处理程序不严格,手续不健全,甚至业务记录不完整,而企业办公自动化管理软件只能按照规范的程序进行业务处理,不可能有太多的灵活,使软件服务商疲于应付业务人员提出的各向落后业务处理方式靠拢的各种要求。业务人员由于缺乏规范业务处理的习惯反而觉得使用软件束缚手脚,长期不能适应。 　　7)结果:初始化长期不能完成。由初始化工作量过大、个别事项难度过大,使得初始化工作长期不能按要求完成。致使企业慢慢丧失了对电脑系统热情和兴趣,项目实施因此很可能不了了之。 　　2.2“并行”成为沉重的负担和无意义的事后处理 　　并行是指手工系统与电脑系统同步完成业务处理,因为仍然延用原用办法、程序来完成业务活动,所以所谓并行是不平等的,是以原有手工系统为主的,这样就使电脑系统的处理成为了事后的数据录入,根本对实际业务没产生影响。并行