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高等院校档案管理现状与展望 　　摘要:分析了目前高等院校档案管理工作的现状及存在的问题,探讨高等院校档案管理发展的方向和趋势,解析了数字化档案馆的基本特征,并从美学的视角论述了档案管理工作的新要求。 　　关键词:现状分析 发展趋势 数字化 美学 　　 　　高校档案是指高等院校在教学、科研、管理等活动中产生的党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财会、图表等文档资料,包括纸质文档和电子文档。高校档案是高校职能活动的历史记录,是高校发展轨迹的真实记载。随着信息技术的发展和高校校园网络普遍地建立健全,档案信息用户在数量、素质和空间分布上也发生了变化,档案信息需求呈多元化、多层次、多变量的发展态势。正像经济学一般原理所说的那样,需求决定供给,档案信息用户需求层次的提高决定了档案管理工作必须跟上甚至超前于档案信息用户对档案管理工作的要求,只有这样档案管理工作才能体现其存在的意义和价值,否则档案管理工作将会变成高校发展过程中的一块“鸡肋”。 　　 　　一、高等院校档案管理工作的现状分析 　　 　　1.传统档案管理模式的局限与弊端 　　传统档案管理模式指信息技术介入档案管理工作以前的档案管理模式,文档形式多为纸质文档,以人工整理为主,效率较低。随着高等院校体制的改革和深化,高校的合并、扩招等,高校档案信息量每年都在剧增,这种传统的手工管理和单纯的实体管理模式,已不能适应和满足现状,既不科学,效率又低,档案资源得不到充分利用,无论是管理者还是使用者都极不方便。现在,大多数高校也已充分意识到这一点,这种纯粹的旧式档案管理方法已经逐渐被“双轨制”所取代。 　　2.纸质文档和电子文档并存 　　信息技术的发展改变了人们的生活方式和思维方式,同时带来了信息存储的革命。磁性介质的发展和完善改变了档案存储的方式方法,电子文档的使用使得大规模地、完整地存储某些信息成为可能,所以高校档案信息容量大大增加,而所占空间却相对缩小,较好地解决了存储空间与信息容量之间的矛盾。此外,电子文件具有可重复使用的特点,允许若干个查询者同步利用一份电子文件,同纸质文件比,信息的利用效率大大提高。 　　但纸张记录档案材料并不会因为电子文档的广泛使用而消亡。由于纸张是人类相互交流的传统介质,其稳定性、便利性特别突出,在大多数情况下都是电子文档无法比拟的,因此,纸质档案在原始性和真实性方面胜过电子文档。由于电子档案和纸质档案有着各自的优点和缺点,两者将在档案存储中互为补充,长期并存。在档案管理实践中,档案管理部门一方面保存电子档案,同时又对应地保管了大量的纸质载体档案,这就是档案界所讲的“双轨制”,这是因为它们有着不同的作用和用途。 　　3.管理人员队伍结构需要优化 　　档案管理是一门高度综合的社会科学,档案管理人员应正确认识高校档案管理工作的重要地位和所能发挥的重大作用,不断学习专业知识,完善自身的知识结构。 　　但是,由于档案管理人员不在教学和科研的一线,加之有些领导档案意识不高,造成档案管理人员不足。并且在年龄结构以及学历结构上都与档案管理工作的实际需要存在一定的差距。这种状况是由高校决策层对档案管理重要性认识不足造成的,必须在源头上加以修正,否则,提高档案管理队伍素质只能是一句空话。 　　4.服务意识有待加强 　　提高档案管理人员的服务意识,可以在现有的档案管理基础上,更大地发挥档案的作用,拓展其功能,更好地为档案信息需求者服务,有效促进高校的教学、科研、建设等工作。 　　现在的高校档案主要是为领导决策和学校管理服务。为科研人员、教师和学生提供的服务还不是很普遍。造成这种现象的原因一方面是受传统观念的影响,没有树立为公众服务的意识;另一方面是档案结构的不完善、不合理。大量科研、教学、毕业论文、毕业设计等反映科研、教学实践活动及其成果的档案收集不齐全,很大一部分仍是由当事人个人保管,难以为其它科研人员、教师提供有效的服务。 　　档案管理工作者要主动加强与其他部门的协作。在建立档案信息库的同时,与其它部门建立密切的联系,尤其是与办公室及信息技术部门的联系,使档案的归类、建立等环节更快捷、更全面。这是档案管理模式本身的自我完善,更是档案管理人员服务意识提高的体现。 　　 　　二、高等院校档案管理的发展趋势 　　 　　1.管理体系在不断创新中发展 　　档案管理技术的革新只是档案管理进步的一个方面,而技术的革新又必然使档案管理的方方面面产生变革,如管理流程、工作机制、服务意识、创新意识等。在新的形势和任务面前,高校档案部门必须开拓新的管理机制,以加强和改进自身的建设。 　　管理机制不断创新。管理机制的创新要突出重点,抓关键环节。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举。对重点档案和有价值的档案要加强开发利用,提高档