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浅谈利用GPMS软件管理疾病机构人事档案优势 　　摘要:目的:分析人事档案管理中存在的问题,探讨利用GPMS软件管理档案的优势。方法:结合近年来利用GPMS软件管理疾病机构人事档案,比较传统的档案管理方法与模式的应用弊端。结论:使用GPMS软件管理人事档案,体现了人事档案信息化管理工作的优势,对人事档案的利用和管理有着重大的现实意义。 　　关键词:GPMS软件;管理;人事档案 　　中图分类号:C931文献标志码:A 文章编号:1002―2589(2009)14―0135―02 　　 　　人事档案信息电子化管理,它服务面广,容量大,便于社会各种机构和人员利用。[1]通用人事信息管理系统(GPMS世纪版)是按照国家人事部、国家技术监督局颁布的人事信息指标代码标准,由北京金益康集团公司和国家人事部联合开发的,该系统从我国人事管理的实际需要出发,充分考虑了我国人事管理流程的独有特色,并以先进的数据库和开发工具为手段,成为目前最适合政府机关、国有企事业单位实现人事管理信息化的软件系统。本文将传统疾控人事档案管理方法与应用CPMS软件管理进行比较。 　　1.传统方式在疾病机构人事档案应用弊端 　　疾病预防控制中心是在市卫生防疫站原有基础上由若干所单位撒并组建而成,随着几所单位的撒并,大量的档案资料需要重新整理、归档,但由于撒并前各单位人事档案管理存在差异、业务不尽相同,在人事档案利用和管理工作中存在以下几个问题: 　　1.1人事档案大多手工操作,工作效率低。各单位负责人由于受各种旧观念以及人力、物力、财力等因素的制约,传统的人事档案管理主要是提供纸质档案信息,工作手段主要是依靠手工操作来进行,一方面在建立档案检索工具时,耗时耗力地进行人工操作,另一方面在利用时,仍然要通过人工找寻和人工操作调阅档案原件,劳动量大,手续繁琐,效率不高而且档案的查全、查准率很低。 　　1.2分类不明确。根据中组部1990年修订的《干部档案工作条例》(以下简称《条例》),干部档案分为10类,但一些单位没有按《条例》中所规定的内容予以分类,致使档案整理和利用极为不便。 　　1.3人事档案经常翻阅,易于损坏。档案信息化可以妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题。[2]传统的人事档案的整理是按照以前的规定必须把各类材料按次序排列并立成卷。对档案的翻阅、更改,容易对原件造成机械性损伤,破坏了档案的原貌;不利于档案的保护,翻阅过多,会加速档案原件的脆化和褪变,不利于维护和变更。 　　2.应用GPMS在疾病机构人事档案中的管理优势 　　开发计算机在干部人事档案管理方面的应用,改进提供利用的手段。[3]该单位在2000年引进国家人事部信息中心和北京金益康新技术有限公司联合开发“通用人事信息管理系统”软件――GPMS软件。该系统涵盖了信息查询、统计分析、报表处理、工资管理等人事管理工作的方方面面,使人事资源的利用率与整体工作效率得到提高;其完善的安全机制和数据维护功能满足了人事部门对信息管理的安全保密性的特殊要求;可以直接上机查询,并且可以通过一定的程序进行相应的整理,(如学历认定、职称晋升、更改专业职称、新增学历、年度考核等等)。这样,涉及档案的升学、晋职、升资、调动、退休等一系列问题,都可以利用计算机管理,解决了原由手工操作的各项烦琐而又繁重的文件管理工作,办事效率得到极大的提高。将GPMS软件运用到人事档案管理上,可以实现下列功能: 　　2.1数据录入及编辑方式兼容性强。GPMS软件提供了列表、视图和模板等多种录入方式,以及代码录入、文本录入、批量录入等录入方法。指标审核和指标计算(例如利用出生日期计算出年龄)功能可以有效提高录入的工作效率。此外,还可以通过系统的多媒体数据功能录入员工照片、影像等多媒体信息。 　　2.2提高查询统计效率。方便统计利用者信息、档案利用率等各项数据。人事管理者对已建立的应用数据库,可按任意字段、任意组合条件进行查询,可随时调用常用查询条件,满足日常信息查询工作的需要。对于浏览查询的结果,可以选择查看全部信息或者部分信息,也可查看当前最新信息或全部历史记录,以及个人数据信息或照片、奖状影印件等多媒体信息。例如领导需要年龄在45岁以下、学历本科的中级职称的人员名单,通过该模块功能,键入统计条件,即可获得相应的信息,整个过程只需要短短的一、二分钟,统计工作变得轻松。比起从前的翻档案查找,在速度和准确率上都有很大的提高。同时,采用密码和身份确认也可以有效地解决保密的问题,防止丢失泄密,有效地发挥人事档案的作用,为领导和各部门提供快捷的服务,实现档案资源的合理开发利用,是搞好人事档案工作的最终目的。 　　2.3生成花名册和个性化登记表快速、简便。人事管理者常用的花名册,GPMS软件也可以快速的生成。无论需要什么样的花名册或