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工程项目文件控制管理总体规划与部署 　　摘 要：伴随着工程项目管理理念和执行方式的日益国际化，文件控制管理工作的重要性日趋凸显出来。各类文件的时效性针对性、直接关系工程进度、质量和成本。本文通过对工程项目管理中的文件控制管理指出弊病，提出建设性的建议，以期对工程项目的有序推进起到更大的作用。 　　中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-04-00-01 　　引言 　　一个工程的顺利完工离不开对各类文件的高效、有序管理。随着国内一些有实力的设计院和工程公司向国际性工程公司的转型，工程项目的管理理念和执行模式日趋国际化，文件控制（以下简称文控）工作作为一项重要工作而日益受到重视，经过几年的发展，文控工作已成为工程公司和工程项目管理的重要职能。所以建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行显得尤为重要。 　　一、文件管理现状及存在的不足 　　（一）工程项目文件管理没有能涵盖到所有部门。各部门之间文件的传递未能得到规范、统一的有效控制。部门内管理文件没有统一的编号、格式，存档分散没有统一的归档部门。 　　（二）程序文件发布、审批程序未能实现流程化，内部制度、程序文件缺少版本更新。 　　（三）工程文档管理的信息化水平偏低，大部分文档仍存档在个人手里，无法实现资源有效共享，项目结束后出现由于人员变动造成的资源流失现象比较严重。 　　二、文件控制管理的目标 　　建立企业电子文件管理系统、OA 办公系统，充分利用 项目文件管理理论，将文件控制管理贯穿项目始终，作到全程参与、全程管理，合理使用管理软件，追踪项目各个步骤的进度， 及时发现工程中的问题，为公司信息资源的保护、 开发、利用提供坚实的基础。 　　第一、文控体系的理念 　　树立“文件是金”管理理念：在工程建设项目执行过程中，更好地明确项目各参与方的责任，维护项目各参与方的利益，保证项目正常推进，最有效、最直观的办法就是通过“文件”。“写你所做，做你所写”，所有事情都要求有文字记载。一个项目没有严格的文件控制程序的话，这个项目定将丧失执行能力、控制能力。针对项目来讲，文件控制是项目管理体系运行的坚实基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位，同时贯穿项目始末。因此，包括企业高层领导在内的任何一个项目参与者，都必须重视文件控制管理工作，树立“文件是金”的理念，并在工作中认真贯彻这一理念。 　　同时树立全过程完整、及时、准确的文控责任意识：文件控制中不能只注重竣工资料编制、交付验收，要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验。同时，形成三个责任意识：文控全过程的完整意识。文控全过程的及时意识。文控全过程的准确意识。 　　第二、文件控制体系的组织建设 　　为满足将来公司可能的多项目运行、组建以国内文控部、各职能部门、各施工单位专业负责人为主的公司文件控制体系小组，负责文控体系的推进。 　　采取矩阵式架构管理。现场文控人员在接受本项目管理的同时，接受来自公司文控体系小组的宏观监督、管理和指导。公司文控体系小组为现场文控人员提供专业化的文控支持，从技术上为项目文控工作提供来源保证。国内文控部统一管理公司全部介质的受控文件、资料，保证项目受控文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，对于专业性较强的文件，采用各部门专人负责、并兼职文件管理员的方式。 　　按产品线项目群配置文控团队。许多项目按产品线项目群执行，这些项目群具有一定的特殊性，往往配备多位项目经理。但由于工作的关联性，项目群集中成一个群组办公。因此，文控人员的配备也要有相应的调整，以更少的人力投入高效、高质完成项目。 　　组建项目文控中心。将人员配备到文控中心管理文件，大大的提高了项目文件、资料的利用效率，同时保证了项目文件的完整和安全。文控体系小组的组建，也为进一步推行文档一体化建设提供了先决条件。 　　第三、文控体系的制度建设 　　文件控制专业对于公司来讲仍是一个较新的专业，目前没有形成系统的标准规范、规章制度及相关的操作手册，所以在与国际化的公司包括业主/PMC/设计合作的时候，要认真吸取他们的经验和做法，结合现场实际工作情况，逐渐完善自己的文控制度。这包括编制文件控制体系文件、相关的业文件，涉密文件的等级标准等，集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和掌握，如 “文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”等。 　　三、文件控制管理的实施办法 　　第一、打造职业化的文控队伍，提升项目文控质量 　　设立“文控工程师”岗位系列。为加强文控岗位的专业化建设、专业技术发展，同时根据文控人员的工作性质、工作内容和