信息化临时性专项工作流程固化模式探索与实践.docVIP

信息化临时性专项工作流程固化模式探索与实践 　　摘要： 信息化临时专项工作都有一些共同的特点，是一次性临时布置的重点工作，事件紧，任务重，却往往不在年度或月度工作计划之列的，因此没有固定的流程支撑其运行。在周期的工作评估时，这部分的工作往往会被忽视，但实际上一个专项工作往往会耗费几个信息化从业人员大量的工作时间和精力，引起工作评估的失真。信息中心对这些专项工作进行周密的分析发现，这些工作一般都具备信息化项目管理的基本特征。因此通过不断的摸索，寻找到这些工作和“信息化项目生命周期管理”方法的相通性，建立“协同项目”的管理流程分类将这些工作通过固定的流程落地运行。 　　关键词： 信息化；专项工作；项目管理；流程固化 　　中图分类号：TV443.9 文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2011）0310196－01 　　 　　1 提出问题 　　目前信息化的日常工作经常性出现一些突发性、临时性的专项工作。虽然这些工作不在工作计划之列，但是由于工作的紧迫性要求却往往会高于一些常规工作。是一定要保质保量的完成，因此信息中心必须投入大量的人力和物力资源确保其完成。但在这些工作完成的过程中，我们发现会出现以下一些问题。 　　1）临时性专项工作的工作量评估问题。由于信息中心整体资源有限，在实施过程中往往会影响一些常规工作的进行。但事后，我们评估系统管理员的工作时，非但这部分工作量得不到准确的体现，甚至会影响常规工作的工作量评估。 　　2）临时性专项工作的过程监控问题。因没有标准化流程规范，工作过程管理没有清晰管理思路和执行标准，造成每个人的实施路径都大相径庭。部门领导没有有效的管理手段监控工作的推进，出现偏差，无法及时纠正。 　　3）临时性专项工作的经验分享问题。这些工作由于进行过程得不到有效的记录，因此工作经验得不到有效共享，这是不利于信息化整体工作效率的提升的。 　　因此，必须要建立一套有效的固化流程运行机制确保这些临时性专项工作的顺畅运行。 　　2 分析问题 　　信息中心在分析这些专项工作的特征时，发现这些专项工作无论大小，经具备了以下一些特征：1）有具体的工作目标。2）有具体的时间要求。3）有具体的质量要求。4）需要多人甚至多个部门合作完成。5）过程中存在诸多不确定因素。 　　同时我们剖析了信息化项目的经典定义，发现为信息化项目是“一个特殊的、将被完成的有限任务，它是满足一系列特定目标的多项相关工作的总称”。它具有目标的独特性、项目一次性、整体性、临时性和不确定性，以及项目的发起人等特征。 　　通过这些临时工作和项目定义的比对，我们发现其实这些临时工作都同时具备了项目的基本特征，就完全可以采用项目生命周期管理方法进行全方位的管理。因此确定临时性专项工作管理模式的建设目标为：通过清晰的流程管理，严格的环节控制，明确的痕迹记录，实现信息条线临时性工作流程的固化和落地，以保障这些临时性工作的质量和进度，及工作的可量化和可回溯。 　　3 解决问题 　　3.1 解决问题的原则 　　在明确了目标定位之后，我们坚持以下几个原则构建临时性专项工作流程的固化管理模式。 　　1）制度先行原则。在《温州烟草信息化建设项目管理办法（试行）》，我们明确的对项目进行三个类型划分：国家局或省局下发项目、自主建设项目和协同建设项目。并对协同建设项目（简称协同项目）做了如下定义：需要信息管理人员多人参与的配合其它部门的专项工作，并规定相匹配工作标准和流程。这就为临时工作流程固化运行奠定了制度基础。 　　2）运行团队化原则。任何项目的成功实施，在规划阶段需要的需求的完整性，可行性分析的严密性，在实施阶段则需要实施方案的可执行性和部门之间有序配合，不是信息中心一个部门的事情，需要各部门之间的通力合作。 　　因此，我们通过建立显性的或者隐性的项目团队来推动项目的整体运行，解决了工作职责问题，达到了把控协同项目质量和进度难题。如“攻坚月”活动需要整个企业投入大量资源推动运行，就正式行文确定工作领导小组和实施组织机构，属于显性的项目团队。而“办公公开，民主管理”因工作复杂度不是很高，就由办公室姜策同志，我以及信息中心项目文书管理员李灵峰同志，简单的组成一个隐形的项目团队，以推动项目的运行。 　　3）过程有序化原则。既然是项目，在过程管理上就可以参照《信息化项目管理作业指导书》流程进行运转。协同项目通过“项目立项审批”、“项目实施”和“项目验收”三个子流程来实现过程控制，解决了原来信息化部门接到临时性工作任务时，只重视实施，不重视规划，将项目建设的随意性转化为有序性。 　　4）痕迹规范化原则。通过规范定义项目的过程文档，形成了《项目需求书》、《项目可行性报告》、《项目立项审批表》、《项目实施方案》和《项目验收报告》等几个关键的