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办公设备运营管理系统开发和应用 　　【摘 要】单位的各位工作人员目前均已配备办公用计算机、工具等设备，目前对各人使用的工具如何进行管理，采用手工记录的方式存在很多问题：信息量不及时；了解、查阅时不方便；进出库房时，账目容易混乱；维修、报废、新购等各类状态难以统计，以及不好一一对应；人员移岗、调离时的计算机如何管理等问题，日常处理非常繁琐。建立办公设备管理系统，便于设备的合理流动，可对各种状况进行有效的管理。 　　【关键词】办公设备；管理系统；流程管理 　　引言 　　随着企业规模的不断扩大，办公设备数量和品种急剧增加，各种信息量成倍增长。各大公司单位都配备了大量的计算机等设备，如何实现对办公设备的有效管理成为当下的难题。由于办公设备分发到个人手中使用，人员调动等带来的变动难以及时了解，对办公设备进行维修、换新等状态不能实时了解，从而带来办公设备管理上的不便，甚至影响公司正常的运作。办公设备运营管理系统有利于高效管理办公设备，减少企业管理的盲区，降低人员劳动投入，给公司管理带来便捷。 　　1 办公设备运营管理系统功能与意义 　　办公设备运营管理系统涉及到公司全方位的设备，设备数目庞大，要对与该系统有关的数据和数据流程进行分析。建立起公司已有设备现状的数据库，设计合理的数据库结构。对办公设备的日常操作管理进行归档，设备领用进行基本信息录入，调换、维护、报废等通过不同表单进行详细记录。在进行日常归档的同时，为提高公司运转效率，该系统还承担以下功能：办公设备运营管理系统可通过自动检索查询现有的设备闲置的状况，通过报表形式输出；办公设备附加了详细的属性介绍，对设备的功能、规格、型号、使用状况、使用率等具体状况进行了统计，这有利于公司进行决策，对公司设备一目了然，深度了解公司设备资产状况。 　　2 系统流程 　　系统以每个设备为管理单元，设备购买后马上进行系统登记录，以后该设备的每次变动如领用、调换、维护、报废等都在系统中通过不同的表单进行详细的记录，管理人员在设备的任何时刻都可以快速查询当前设备的状态，及该设备从购买以来的所有流转情况。要想随时检索到信息，前期的数据库设计、管理设计、技术开发十分重要。 　　2.1 数据库建立 　　设备管理本着节约的原则，力求以最少的人力物力进行资产管理。在该过程中最重要的便是管理，要进行高效的管理，前期准备工作无疑应是我们着手的重点。首先，对已有的设备进行数据编码，建立详细的数据库。由于该系统涉及的数据量比较大，头目多，要实现更好的管理数据，数据库的搭建要遵循以下几点要求：数据库结构要规范，有条理；要考虑实际工作，在具体工作中要切实可用。考虑到以上几点特点，特制作了以下几张表。设备的代码表，这张表详细介绍了各个设备的属性；设备的基础表即设备的状况，属于哪个单位部门；设备分配表，设备的出入库使用情况等；回收闲置登记表，对于报废和闲置的设备进行管理，提高设备利用率。这些表格通过公有字段进行联系。 　　2.2 客户端管理 　　在管理方面，客户端设计是重点。系统客户端包括以下几大功能：信息的输入、删改；查询；打印输出。在信息输入功能上，将同一信息数据分成了代码数据和数据信息两大块，在代码信息管理上，对同一类设备有利于进行分析比较，是数据管理更加立体。查询功能是通过不同表格的联系点公有字段搜索进行的，可检索出几张表格进行全面的分析；打印功能使数据输出更加便捷，数据通过EXCEL表格有序地显示，有条理，更加规范。 　　2.3 技术开发 　　办公室设备系统管理采用动态访问数据库的方式来进行查询，查询人可以利用ADO来快速定位，在数据库中输入详细的信息，ADO可以直接得利用编程查询到各字段。在客户端输入设备的任何信息可以直接搜索设备的使用情况和所属部门等资料。这种检索方式可以极大限度地提高运行效率。同时在客户端口可以进行记录的输入、修改、删除。此外，采用VB平台。办公软件对数据进行输出，形成的报表格式规范，信息详细，有利于管理归档，对比查看。报表的生成也是一件需要技术设计的事情，不同的项目有不同的输出要求，比如领用、维护、调换、报废，这些过程都需要各自不同的报表。为了输出表格的便捷，我们在EXCEL中只设置了有表头的空表，用户根据需要来填写表格，在EXCEL中显示出来。报表打印中，实现了以下几点功能：由于设备管理是一段时间的过程，在查询中可以对其中任何一段时间内设备具体情况进行信息调取打印，用户只要直接搜索主关键词便可对设备使用情况进行和查询；通过查询主关键词对设备具体资料进行统计，以及和同类设备信息进行比较便于用户进行选择使用和决策者进行决策；对闲置废弃的设备进行统计，便于高效利用设备，对闲置设备进行分配使用或选择性处理，设备折旧进行考虑，对于即将废弃的设备进行统计，便于进行设备采购。