如何提高高校教学秘书工作效率..docVIP

如何提高高校教学秘书工作效率 教学秘书作为高校日常教学活动的组织者和直接参与 者，其工作效率直接影响到高校的教学秩序。因此怎样激发 教学秘书的工作热情，提高他们的工作效率，对学校的发展 起着非常重要的作用，下面笔者就结合自身工作对如何提高 教学秘书的工作效率谈一点的建议。 1准确定位，围绕服务做管理是提高教学秘书工作效率 的前提 教学秘书作为学校最基层的管理者，首先必须热爱这个 岗位，明白自己应当承担的责任，增强做好本职工作的责任 心和自信心，从而主动投身到到工作中去，积极为学校的教 师及学生服务，成为领导的得力助手，老师学生的贴心朋友。 这样工作效率才会提高。 服务于领导，做好助手和参谋 学校领导在做好日常工作的同时，还要从事正常教学、 教学指导，学校事务的宏观调控等工作，不可能事无巨细， 亲力亲为。所以更多的具体性工作还需要教学秘书按照规定 去督促，去落实，并及时把工作进度和工作中存在的问题反 馈给领导，让领导掌握第一手资料，做出相应的决策。 服务于教师，做好配合工作 传授知识是老师的天职，教学秘书要根据院校各位老师 的具体情况安排好教学工作，让教师资源做到合理化的配 置，并及时本准确把学生对老师的建议反馈给老师，保证教 学秩序的正常进行和改进。 服务于学生，做好管理工作 高校学生来自全国各地，他们对学校的希望和教师的期 许，都需要教学秘书这个平台来完成。因此教学秘书要尽可 能地深入到学生中去，耐心地向学生介绍有关选修课程，必 修课程及考试、补考等相关制度，了解学生对课程设置的要 求，并反馈给学校，以促进高校工作的良性进行。 2明确职责，做到心中有数是提高秘书工作效率的基础 常规工作要有计划 教学秘书的工作虽然繁杂，但每学年的工作也有规律可 循。教学秘书应该参考往年的工作进度，对常规工作及早做 出安排。比如，制定本学期教学工作计划，做好各科老师的 日程安排，打印课程表，组织学生补考，安排学生考试时间 和监考、巡考人员，包括每年应届毕业生的学位审定，每学 期的教学检查和学生对任课老师及课程设置的评价等，都是 常规性的工作，要及早部署，以保证教学按计划运行。否则， 如果都放在开学时一起做，由于时间紧，任务多，就会手忙 脚乱，不仅累，还容易出差错，影响工作效率和教学进程。 另外，对有预见性的工作，应该以服务为主，及早着手。比 如，对需要重修的学生，可以提醒他们及早进行，这样做既 提供了服务，又分散化解了集中工作的强度，提高了工作效 率。 临时工作要有条理 教学秘书工作有很多突发情况，需要及时处理，比如临 时调课、考试等通知，都需要教学秘书在日常工作中积累知 识，了解学校的基本情况，学生的基本信息，辅导员的通讯 方式等，才能做到不慌不忙，需要时就不会胡子眉毛一起抓， 疲于应付。 日常工作要做好记录 作为一个管理人员，一定要养成做好日常工作记录的好 习惯，一上班，就要做好一天的工作计划，今天主要做什么 工作，哪些工作必须要做，等到下班时，要认真地排除一下， 哪些工作做了，哪些还需要完善，还有一些临时文件的传达， 临时电话的安排落实等等，这样一天的工作情况就清清楚楚， 避免工作重复，相应地就大大地提高了工作效率。 3严格管理，认真执行制度是提高教学秘书工作效率的 手段 家有家法，校有校规，教学规章制度就是学校师生教和 学的规范和标准。每个学校都有各自的管理制度，教学秘书 要做的就是对规章制度的落实和执行，执行力才是实现工作 目标的重要手段。只有将各项制度落实好、执行好，发挥出 应有的威力，才能促进学校的进一步管理，实行良性循环。 首先，要加强对学校管理规章制度的宣传力度，利用各 种可以宣传的平台，让老师和学生了解和熟悉这些规章制度， 知道事情该怎么去做，让同学清楚学校的办事流程，自觉地 去执行，这样就减少了不必要的解释工作。其次，教学秘书 在各项管理工作中，必须以学校的各项规章制度秉公办事， 对事公平公正，对人不偏不倚，用制度说话，按规矩办事， 就会减少不必要的纠纷，提高制度的威慑力，让大家养成按 规矩办事的良好习惯，就能节省时间，提高工作效率。另外， 教学秘书还要学会运用制度保护自己，避免深陷繁杂事务中。 属于自己工作服务的范围，要认真地去完成，范围之外的就 要学会说“不”。比如，你正在处理一些工作，忽然有老师 要请你代替监考，这些看似助人为乐的小事，合起来却会占 据不少时间，分散人的精力，降低工作效率。因此，教学秘 书要学会利用学校的管理制度，艺术地处理好这些事。 4不断学习，提升素质是提高教学秘书工作效率的保证 无论做什么工作，人的素质水平决定了工作的高度和效 率。教学秘书作为基层管理者，既要动脑，又要动手，既要 沟通上下，又要协调左右。所以，教学秘书应该不断学习， 充实自己，提高素质，与时俱进，才能够做到得心应手，促 进工作