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我国档案业务外包存在问题及对策剖析 　　档案业务外包是指单位组织机构将本单位档案工作的整理、保管、数字化加工、档案信息系统建设等全部或部分工作环节交由外部机构来完成的一种管理方式。近年来，随着社会的发展，特别是各类单位组织机构的增多，使得业务工作中产生的档案数量呈几何级的速度增长。加上部分单位已有的进行档案管理的人力、物力水平已经无法适应迅速增长的档案管理需求，在这种情况下，寻求第三方机构进行档案业务外包服务正成为一种趋势。目前，我国档案业务外包服务得到了迅速的发展，但是也出现了一些问题。鉴于此，本文在对我国档案业务外包服务现状进行梳理的基础上，就其存在的问题，提出相应的解决对策。 　　一、我国档案业务外包的发展现状 　　（一）从机构性质上看，主要分为档案事业服务中心、商业文件中心以及民营档案外包公司三种类型 　　我国的档案业务外包始于二十世纪九十年代，据学者陈忠海、马双双在《2003-2013年我国档案业务外包研究文献计量分析》一文中的统计结果，2010年以后，档案业务外包问题引起了档案学者们的关注并成为档案学术研究的热点之一，可以看到我国在2010年以后的这段时间内，档案业务外包已经初见规模。另据学者闫晓创在《我国档案外包服务的发展现状及前景》一文中对档案服务外包的分类，笔者在此基础上，根据我国档案业务外包的实际情况，从性质上将其分为三类：一是依托于各级档案行政管理部门的档案事业服务中心，它属于档案行政管理部门的内设机构之一，其职责是提供档案整理、代存和数字化加工服务等。这类外包机构依托档案行政管理部门产生，因此它提供的业务外包在安全性、规范性、专业性上都较有保障。例如北京市档案局馆下属的档案事业服务中心、上海市档案局下属的档案咨询服务中心、黑龙江省档案局下属的档案技术服务中心等。二是商业性文件中心，它一般是外资公司在我国投资成立的分公司。其主要提供纸质档案文件保管、特藏库电子文档保管、文件扫描、文件安全销毁和信息管理咨询服务等。这类外包机构规模大、成立时间长，业务基础相对扎实，因此能够提供较高水平的档案业务外包。例如美国的信安达和铁山（IRON MOUNTIAN）公司。其中，信安达公司是我国官方许可的首家从事档案文件管理服务的供应商。铁山（IRON MOUNTIAN）公司则是一家成立于1951年的美国企业，它目前主要提供备份与修复资料、档案文件扫描数字化、档案管理及储存等方面业务。三是完全植根于本土的民营档案外包公司，其提供的服务以档案整理、数字化加工、档案数据库和系统建设为主，近年来这些档案业务外包公司发展得也较为迅速。 　　（二）从服务内容看，主要提供档案整理、数字化加工、档案代存、档案数据库和系统建设、档案用具销售等服务。而笔者在实际工作中发现，在购买了档案外包服务的单位中，出于安全和利用方便的考虑，将档案寄存托管的单位并不多，其需求较多的集中在档案整理、数字化加工、档案信息系统建设等方面。而大多数档案外包公司或由于受资金、人员、场地等客观条件的限制，或出于迎合市场需要，除档案整理、数字化加工外，对其他服务内容涉足较少。 　　二、我国档案业务外包存在的问题 　　（一）缺乏健全的监管制度 　　从国家宏观层面上看，已经对档案业务外包做出了一些原则性的规定。例如：2013年12月27日，时任国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出：“在进行档案数字化外包服务前，应做好涉密和内容敏感档案的挑选、鉴定、解降密工作，不再涉密的档案可在解降密后委托外包，仍涉密的档案则坚决不要外包，特别是仍属绝密的档案一律不搞数字化。对外包公司，要进行保密资质审核。”此外，国家档案局分别于2012年、2013年、2014年印发了《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》《关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》《档案数字化外包安全管理规范》三个规范性文件，对档案外包中的信息安全保障问题做出了规定。2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也提到：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制定。” 　　从地方层面上来看，已有个别省份出台了相关规定，例如：广东省档案局于2008年3月印发了《广东省档案中介机构备案登记管理办法》。湖南省档案局于2013印发了《湖南省规范档案中介服务规定》。上海市档案局于2016年2月印发了《关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》以及《上海市档案寄存托管规范（试行）》《上海市档案数字化外包和中介服务规范（试行）》。但是对于档案外包机构的制度监管，目前全国绝大多数省份还只是在本省档案工作发展的指导意见中提出了一些原则性规定，例如湖北等省份在《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》中提到：“规范并支持档案中介机构、专