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高校独立学院建档工作剖析 　　摘要:试办独立学院是新形势下我国高等教育办学机制和模式的一项探索和创新,是高等教育办学领域内的一种新生事物。同样,独立学院在各项工作中形成的各类文件材料要不要建档?如何建档的问题就摆到了我们档案工作者的面前。本文通过对独立学院建档工作现况的分析,从建档理论、明晰产权、事业发展、历史地位、法律规范和现实利用六个角度阐述了独立学院建档工作的依据,从确立领导体制、建立管理机制等方面提出了独立学院建档工作的基本路径与方法。 　　关键词:独立学院;档案工作;建设;分析 　　中图分类号:G271文献标志码:A 文章编号:1002―2589(2009)11―0111―02 　　 　　独立学院办学时间较短,各校对其档案工作的管理体制、方法尚没有统一,对其档案工作的实践认识尚处于肤浅与不太清晰状态。 　　一、独立学院建档工作现状 　　依据国家教育部印发的有关文件精神,“独立学院”是指我国公办普通本科院校与社会力量采用新机制和新模式(新机制指按民营机制运作,新模式即独立模式)联合举办的、以开展普通本科学历教育为主的、相对独立的二级学院。它既不同于以往普通高校按照公办机制、模式建立的二级学院、分校或其它类似的二级办学机构,也有别于典型意义上的民办高校,是我国高等教育领域内的一种新经济成分或新办学模式。大部分独立学院建档工作未能摆上议事日程。其表现形式为:国办大学独立兴建的独立学院,档案管理混同于公办机制模式建立的二级学院,档案材料变成国办大学全宗的组成部分;国办高校与事业单位、社会团体或其它经济体联合举办的独立学院未能集中建档,学院形成的文件材料多散布在各形成部门;在档案管理体制上,学院档案工作游离于国家档案管理体制之外,同样也游离于各类档案社会团体(档案学会、协会)之外。总之,独立学院没有建档是一种普遍现象,这样下去不利于学院事业、不利于档案事业,这种现象需要及时得到改变。 　　二、独立学院建档工作依据 　　1.从建档理论角度看。独立学院能否独立建档,或其建档的理论依据是什么?就是要我们回答独立学院能否构成立档单位或其构成立档单位的依据是什么的问题?《档案学词典》中对立档单位的定义及其构成条件是这样规定的:“立档单位(也称全宗构成者)是指形成全宗的机关、团体、企事业单位。其一般构成条件是:(1)可独立行使职权,能以自己名义对外行文;(2)是一个预算会计单位,可编造预决算或财务计划;(3)设有管理人事的机构或人员,并有一定人事任免权。其形成的全部档案构成一个全宗。”[1]而国家教育行政管理部门对独立学院的办学模式又是如是规定:“独立学院应具有独立的校园和基本办学设施,实施相对独立的教学组织和管理,独立进行招生,独立颁发学历证书,独立进行财务核算,应具有独立法人资格,能独立承担民事责任。独立学院还可按国家有关教育事业统计工作的规定,独立填报《高等教育基层统计报表》。”[2]独立学院因实行民营运作机制,在人事管理方面一般实行人事代理制度,内部管理人员实行院长聘任任期制。 　　2.从产权明晰角度看。国家规定独立学院无论是社会组织机构或个人投资,还是由国办大学自身筹资或转资兴建,都必须在明晰产权关系的前提下实行独立核算,对国有资产实行有偿使用。独立学院在其办学过程中形成积累的各类档案文件材料,其实质是独立学院有形资产和无形资产的衍生物或证明材料,它既不单独属于国办大学,也不能为合作单位单独所有,应该是学院资产的组成部分。这就要求独立学院形成的文件材料应将其作为独立的体系进行处置。 　　3.从事业发展角度看。目前独立学院发展迅速,它正逐渐成为当前和今后一个时期内我国高等教育发展的重要组成部分。教育部有关领导指出,独立学院是保证我国高等教育今后持续健康发展的一项重大举措,独立学院将会成为今后一个时期高等教育发展的一个亮点。这充分说明了独立学院具有强大的生命力和广阔而美好的发展前景。在学院事业发展的过程中,它不仅会不断形成积淀各种各类文件材料,而且需要利用这些文件材料为学校事业发展科学决策与管理,为教学、科研、生产、生活的建设与维护等活动提供参考、凭证与稽查作用。这就需要我们科学规范、有计划、按步骤地做好这些文件材料的积累、收集、整理、归档与保管工作,为日后利用提供完整、准确、全面、系统的档案信息材料。 　　4.从历史地位角度看。独立学院的建立是我国高等教育事业不断改革探索的结果,是我国特定历史条件下高等教育事业中出现的新生事物,它正在并将继续为我国的高等教育事业作出历史性贡献,它的形成、发展与消亡理应在我国高等教育事业长河中留下深刻、完整而不是肤浅、零碎的社会记忆,这就需要我们对独立学院形成的文件材料进行独立建档。同时,独立学院建立档案全宗将为后人研究我国高等教育发展史、研究高等教育的办学机制与模式以及高