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公司档案管理制度 莲 山..6 ■★第一条管理部门1.文书结案后，原稿由 各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案 因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管 同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归挡原稿用毕后仍应送文书管理部门归 挡并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理 室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部 门自行编定报送总管理处总经理室, ■★第二条文点收文结案移送归档时，依如下原则点收： 1.检查文的本文及附是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文如 经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文的处理手续是否完备，如 有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文或不应随案归档 的文，应即退回经办部门。.有价证券或其他贵重物品，应退回经办 部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文送归档。■★第三条文整理点收文后，应依下列方式整理：1.中 文直写文以右方装订为原则，中文横写或外文文则以左方装订为原 则。 2.右方装订文及其附均应对准右上角，左方装订则对准左上 角理齐钉牢。3.文如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁 切折叠，使其整齐划一。 ■★第四条 档案分类1.档案分类应视案内容、部门组织、业务项目等 因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后 依案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2.档案分 类应力求切合实用。倘因案较多，前款三级不敷应用时得于第三级之 后另増第四级细类。如案不多，亦可仅使用部门及大类 或小类二级。3.同一小类（或细类）之案以装订于一档夹为原 则，如案较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订， 并于小类（或细类）之后增设卷次编号，以便查考。4.每一档夹封 面内页应设目次表，案归档时依序编号、登录，并以每一案一个 目次编号为原则。.挡号之表示方式如下 A1A2——B1B212D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为 大类号，12为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 ■★第五条挡案名称及编号1.挡案各级分类应赋予一名 称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一 定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进 阿拉伯数字表示；其位数使用视案多寡及増长情形而斟酌决定。3. 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表，即将所有 分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务増 繁时，随时増补之用。.档案分类各级名称及其代表数字一经确定， 不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案 分类编号对照表，以免混淆。 ■★第六条档号编定1.案如系新案，应就档案分类编号 表，查明该案所属类别及其卷次、目次顺序编列挡号。2.案如可归 属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则, 遇有一案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档 号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案，应将档号填写于案首页 的左上角，?左方装订者则填写于右上角。 ■★第七条归挡与档案清理1.归档文，应依目次号顺序以 活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用见出纸注 明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案的分类编 号及名称，以便查档。 ■★第八条保存期限文保存期限除政府有关法令或本企 业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存:⑴公司章程; (2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；() 财务报表；(6)政府机关核准文；(7)不动产所有权状及其他债权凭证; (8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：⑴ 预算、决算书类；(2)会计凭证；⑶事业计划资料；⑷其他经核定须 保存10年的文书。3.年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定 保存年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。.规章由规章 管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存 ■★第九条档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护 档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届 保存期限者，得予销毀，销毀前应造册呈总经理核准，必要时向主管 官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毀曰期。2.保管期限届满的 文中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将收（发）文 登记单”第五联附注在其保留文上，并在第五联上注明部分销毀之日 ■★第十条调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调 阅档案时，应填具调卷单经其部门主管（科长以上）核准后持向 管档人员调阅。2.管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案,