档 案的收集归档.ppt

任务三：档案馆的收集工作 ?? １、收集范围 （１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。 （２）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案 （３）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案 （４）档案馆之间交接档案 ２、接收期限 （１）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。 （２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。 3、接收要求 （1）进馆档案应以全宗为单位，保持全宗的完整性 （2）各单位编制的全宗指南和有关检索工具等应随同档案一起接收(移交)。 （3）交接双方必须根据移交目录清点核对，填写档案交接文据并签字盖章。 小实例：绵竹市档案局“5.12”大地震档案征集公告 ? 为永久保存反映绵竹在“5.12”大地震中的受灾情况及社会各界抗震救灾的档案资料，让绵竹人民“团结一致，抗灾自救”、全国各地“一方有难，八方支援”、“万众一心，众志成城”的伟大精神世代传颂，绵竹市档案馆特向社会各界和人民群众公开征集本次大地震的有关档案资料。现将征集事项公告如下： 练习二：填写档案交接文据 任务描述：根据以下材料制作《南方市档案馆档案交接文据》 南方市文化局档案工作人员张波经局分管档案工作领导李思奇副局长同意于2010年2月8日将本局1986年到2000年文书档案300卷（盒）（其中永久保管123卷（盒）、长期保管177卷（盒））、会计档案1235卷（盒）（其中永久保234卷（盒）、定期保管1001卷（盒））， 文书档案卷内文件目录14册，案卷目录5册，会计档案卷内文件目录10册，案卷目录4册，全宗指南2份移交给市档案馆。南方市档案馆馆长苏先同意档案保管工作人员普华山在认真清点核对后接收该批档案，并要求尽快做好消毒上架等一系列后续工作。 （一）档案交接文据的格式 　　1.1 档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。 　　 1.2 档案交接文据由三部分构成。 　　1.2.1 第一部分是；确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。 　　1.2.2 第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。 　　1.2.3 第三部分是：移出说明及接收意见。 　　1.3 档案交接文据的规格为297mm×210mm（见图1）(图略） 　2 档案交接文据的填写方法 　　　2.1 第一部分的填写方法 　　2.1.1 确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。 　　a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。 　　b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。 　　c.经办人栏就由对档案交接负有直接责任的人员签名。 　　d.移出和收进日期应当相同。 　　e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。 　　f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。 2.2 第二部分的填写方法 　　2.2.1 第二部分的各栏应移出单位填写，接收单位核实。 　　2.2.2 档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。 　　2.2.3 档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。 　　2.2.4 检索及参考工具种类栏应按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡等材料。 　　2.2.5 检索及参考工具的数量单位为册（套）。 2．3第三部分的填写方法 2．3．1 移出说明栏应由移出单位填写。2．3．2移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。a．档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。b．档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。c．有无在档案交接中产生的其它文件。d．其它需要说明的事项。 2．3．3接收意见栏应由收进单位填写。2．3．4接收意见栏应填入交接过程及验收意见。a．交接过程中有无需要记录的事项。b．由移出方填写的各栏是否属实。c．依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。2．3．5第三部分各栏如书写不下，可另纸书写。附在本文据之后，并注明相应栏目。 练习二：填写档案交接文据 任务描述：根据以下材料制作《南方市档案馆档案交接文据》 南方市文化局档案工作人员张波经局分管档案工作领导李思奇副局长同意于2010年2月8日将本局1986年到2000年文书档案300卷（盒）（其中永久保管123卷（