高效的商业写作.pptVIP

* * “We think” = “we recommend”, Normally, You only use recommend in the very beginning or the last sentence. avoid using “I think’, you can say “on my judgment” * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 简练地写 原则: 尽量选择主动的而不是被动的声调 使用简单的单词和句子代替华丽的词语 写出简练的、容易理解的句子 单词 简短 熟悉 准确 有力的动词 主动语态 句子 简短 少于12－20个单词 不长于2－3行 避免意思不明确的单词 一个句子一个意思 用连接词和转移词 不用代主语 避免从句 段落 一个中心意思 由一个简单的代表主题的句子开始 保持段落中句子的意思一致 短，少于8行。 其它 标题 数字 表格 图表 修饰 检查/重写的步骤： 最重要的：目的、内容、逻辑 次重要的：段落、句子、单词 小问题：语法、标点符号、拼 写、美观。 放一放 放一个晚上 第二天再读一遍 有效公文的标准 组织有条理 清楚、精确 内容完整 富有说服力 简洁 正确 吸引人来读 组织有条理 及早完整地说明目的 其它部分按逻辑顺序安排， 前后一致 支持数据与主要的意思一致 行动步骤紧跟中心意思，与业务目的 一致 内容完整 包括所有必须的信息，有可靠的数据支持 预计读者最重要的问题 提供必须的背景信息 富有说服力 以积极的口气解释建议 保持事实的客观性 首先列举最重要的信息 让事实自己说话 简洁 一页公文 简短、简单 帮助读者尽快知道你要他们做什 么或知道什么 避免复杂单词和无必要的细节 正确 信息应该完全准确 拼写、语法、标点符号正确 公文是你的思想的包装 有吸引力 空格 每段落少于8行 用标题、加下横线、缩行 CHECKLIST FOR POLISHING MEMOS修饰公文的检查表 是否有逻辑性？ 是否清楚？ 是否完整？ 是否有说服力？ 是否简洁？ 是否正确无误？ 是否有吸引力？ * * 编辑和修改 使用 “Skim-Scan-Read” 流程检查文件 “纽约时报”的规则 * * * * * People who will read your memo will be definitely READER. Before you take the pen, pls think about who they are, and what they really want from your memo. Then you develop your strategy to make impact. There are different level readers. The primary readers are the people who are your direct customer, their reaction to your memo will be very critical to realize your purpose. * Normally, Reader skim first to see “it’s attractive to read” and decide “do I need to read”; then they scan to see “what you talk about”; then They read through to master “why you say this.” * * * The organization part shares a good 5-box format. Never make the first sentence confusion. It will be seriously impact the credibility of your memo. Image you read a novel. What’s your feeling when you feel lost by the first sentence. The negative first impression is very hard to erase. You must learn to use concise word to describe complex issue. * * You must close the loop. Any issues/risks you mentioned should have an action to deal with.