公司客户接待管理制度.docxVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 9 页 接待管理制度 1、目的 为了规范公司各项接待管理工作，特制订本制度。 2、范围 本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核销。 3、 接待参观 3．1接待要求 公司各类接待由公司行政部负责统筹安排,其他部门未经许可一律不得私自安排接待(包含住宿、就餐、旅游、参观等)。 3.2接待程序 3.2.1、贵宾、团体：包括社会名流以及国内外大型企业的负责人、学校或社会团体等。 基本程序为：公司行政部接到来访、参观通知→行政部请示公司相关负责人同意并签署意见后迅速办理→行政部拟定接待方案或接待指南报行政主管审核、行政总监审批→行政部指定专人将方案或指南发放给相关责任人、部门和单位→行政部统筹、协调做好接待准备工作→相关人员按既定方案完成接待任务（安排讲解、会务、进餐、住宿、旅游等）→送客人离开。 3.2.2、客商：包括商家代表、新客户及与公司有业务往来的相关人员。 基本程序：公司行政部接到来访参观通知→行政部拟定接待方案报行政主管审核、总监审批→行政部指定专人将方案发放给相关责任人、部门和单位→行政部统筹、协调做好接待准备工作→按既定方案完成接待任务（安排讲解、会务、进餐、住宿、旅游等）→送客人离开。 3.2.3、遇到临时性和紧急性接待任务，由公司行政部及时通知相关责任人、部门及单位做好各项准备工作，按要求完成接待任务。 4、 接待用餐 4．1、用餐地点 4.1.1、各级领导、各类参观考察团等到公司考察、调研，接待用餐原则上必须安排在公司食堂。 4.1.2、上级领导或重要来宾如需在外进餐，必须经分管副总或总经理审批。否则，由此产生的费用一律由经办人承担，且财务部不予报销。 4.2、审批程序 4.2.1、公务接待：由各相关部门填写“接待申请单”，报行政部部长审批同意后，安排用餐。 4.2.2、若需在其他餐馆安排进餐，执行以下流程：相关部门提出申请→行政部部长审批→行政主管统筹安排用餐并做好用餐登记。 4.3、相关要求 4.3.1、1、各级领导、各类参观考察团等到公司考察、调研，接待用餐安排在公司办公楼食堂。?? 2、 元以下标准客餐（含 元）部门负责人审批， 元以上标准客餐（含 元）须报行政部负责人审批， 元以上标准客餐（含 元）须报副总审批。 公司内部所有接待用餐一律实行“接待申请单制”（审批程序必须符合本制度相关规定），标准原则上按 元/人予以安排。 4.3.2、如来访客人、用餐人数等发生变化或需取消预订用餐，公司预订用餐部门负责人或该部门工作人员须及时告知行政主管，由行政主管根据实际情况做出合理调整或及时与宾馆沟通取消预订用餐。如因沟通不及时，导致接待安排不周或造成人为浪费，由订餐部门负责人承担一切责任和损失；因统筹协调不到位，造成接待工作失误或人为浪费，由行政主管承担一切责任和损失。 4.3.3、用餐结束后，用餐部门负责人或经办人须认真核实菜品、酒水消费情况，并在进餐单上据实签字（要求字迹工整、易识别，注明接待事由，签姓名及手机号码），行政主管审核确认。 4.3.4、行政主管和参与接待的工作人员要加强对接待酒水的管理，对未使用或剩余酒水须及时清点、盘存、归库，避免造成浪费。 4.3.5、任何部门或个人不准以公司或部门名义私自在外签约协议酒店或其他餐馆订餐，否则由此产生的费用一律由订餐人承担，财务部不予报销相关费用。 4.3.6、签约协议酒店对未按程序申请用餐的部门或个人给予挂帐处理的，其费用一律由签约协议酒店或其他餐馆自行承担，财务部不予结算相关费用。 4.4、费用结算 4.4.1、在公司的签约协议酒店接待客人用餐，由签约酒店财务部按月整理、汇总公司进餐消费清单，并据实开具消费发票（“接待申请单”附后），经公司行政主管签字确认，报行政总监核实、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理审批后，财务部方能结算费用。 4.4.2、由行政部行政主管负责安排客人在签约酒店、宾馆进餐的，根据实际消费情况，每季度（或半年）由行政主管到各酒店核对消费清单，并按合同协议条款审核确认后据实开具餐饮发票，报行政总监核实、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理审批后，财务部方能结算费用。 4.4.3、各部门按照分管副总指示，在各签约协议酒店接待客人进餐的，由经办人据实开具餐饮发票，经分管副总签字、副总经理（财务）审核、总经理审批后，财务部方能结算费用。 5、 接待住宿 5.1、住宿地点 5.1.1、各级领导、各类参观考察团等到公司考察、调研，接待住宿原则上必须安排在公司的签约协议酒店。 5.1. 2、上级领导或重要来宾等需在签约协议酒店、宾馆住宿的，必须经公司分管副总或总经理审批同意。否则，由此产生的费用一律由经办人承担，财务部不予报