企业公司内审员培训资料总结.pptVIP

2.1审核证据的收集 2.1.1信息的来源 ——与员工及其他人员面谈得到的信息 ——对受审核部门的活动、工作环境和条件进行观察得到的信息 ——查阅文件，如方针、目标、计划、程序、标准、指导书、许可证、规范、图纸、合同、订单等 ——查阅记录，如检查记录、会议记录、监视大纲记录及测量结果得到的信息 ——综合分析收集的有关数据及业绩指标得到的信息 ——其他方面的信息，如顾客（包括下道工序和兄弟部门）的反馈意见、来自其他相关方的信息以及攻防的可信度信息 * 2.1.2经过验证的信息才能作为审核证据 ——信息是可以重查的 ——在审核的范围内 ——通过抽样获取的 * 2.2.1审核方式 a．按过程审核的方式（乌龟图） b．顺向追踪的方法 c．逆向追溯的方法 d．按流程为主线进行审核的方式 * a．面谈： 通过与管理者及部门领导面谈，可以确认其对工作职责的理解和职责的落实情况；通过与现场员工的交谈，可以判断他们对程序和作业指导书中的要求的执行情况。 b．查阅文件与记录： 通过文件和记录可以了解体系的要求，可以追溯体系的发展及运行状况；审核时需要抽样。 c．现场观察： 可用于判断组织在实际工作中是否遵守了程序文件和作业指导书的要求，同时，不要拘泥于文件，应善于自己发现问题。 * a．要善于提问 按检查表进行提问，应做到自然、合理，切忌生办硬套。 对现场不同层次和岗位的问题应有所不同 提问时尽量采用开放式提问，避免对方用“是”、“不是”回答。提问客遵循5W1H（What、Why、Who、Where、When、How）的原则，也可以用“出示、解释、记录、多少、程度、达标率”等关键词。 b．要善于倾听 信息是通过看、问、听获得的，应使用“是的、我明白了”来表明自己的理解。 c．要善于观察 要仔细观察现场环境、设备、产品和标记，查看有关记录。对现场发现要深入检查以确定证据。 * 面谈、观察、查阅文件与记录等信息收集的方法可以并行和交替进行。 d．要做好记录 须详细的记录，如采用笔录、录音、拍照等方式，所做的记录包括：时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及的文件、各种标识。 应准确、完整、易于再查。 e．要善于联想和追溯 必须善于比较，追踪从不同来源获取的对同一问题的信息，追踪记录和文件，记录与现状的符合情况。 f．要善于创造一个良好的审核气氛 审核员应平等、和气待人；注意听人讲话，认真记录，不时点头、注视、附和等方式表示对谈话的兴趣。 * 记录示例 1 保证样本有一定的量（一般在3～5个之间） 2 注意分层抽样 如：评价设备的管理状况，选取样本时，既要查关于设备的规定，也要查规定的执行，还要查控制的效果；另外，还应对各类设备（如生产设备、动力设备等）分别抽样。 3 注意适度均衡抽样 关键的多抽样，同样类型的样本，各部门抽样要有一致性。 4 要由审核员随机、独立抽样 不能由受审核人员随意送样，由审核员点样。 * 3.1确定不符合的原则 a． 应严格遵守依据审核证据的原则 b． 凡依据不足的，不能判为不符合 c. 有意见分歧的，可通过协商或重新审核来确定 * 3.2形成不符合的三种情况 a．文件规定不符合标准（该说的没有说到） b．现状不符合文件规定（说到的没做到） c. 效果不符合规定要求（做的没有效果） * a．严重不符合 ——体系出现系统性失效。如，某个过程在多个部门重复出现不符合。 ——体系运行出现区域性失效。如，某部门负责的个过程都出现较多的不符合项。 ——可能产生严重后果的。如，严重质量事故。 ——违反法律法规且较为严重的。 ——目标未实现，且没有采取必要措施的。 * b．一般不符合 ——个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合 ——对所审核的体系范围而言，是次要的问题。 c．（也有的提出观察项） ——虽未构成不符合，但有变成不符合的趋势，或可以做得更好，或证据暂时不足 ——需向受审核部门提出，引起注意的。 * a．?就近不就远 b．?合理不合法，以法为准 c．?该细则细 * a．? 受审核部门名称、人员 b．? 审核员 c．? 日期 d．?不符合事实描述（内容要具体，如地点、时间、当事人、涉及的文件号、记录号等，文字要简练） e．?不符合结论（不符合标准的哪一条款、违反公司的哪份文件第几条） f．?? 不符合的类型（性质） g．? 受审核方确认 h．? 不符合原因 i．??? 拟采取的纠正措施及完成日期 j. 纠正措施完成情况及验证 * * 受审核过程 纠正措施管理过程 过程负责人 审核员 审核日期 不合格事实陈述： 机械加工车间半年内连续发生三起类似的质量问题，即加工完的齿轮箱内有切屑以及工件未倒角，锐边切伤工人手指等；每次