秘书实务第4章会议管银理工作.pptVIP

案例评点 情急之下，她只能以自己刚刚到任还不熟悉情况为由，请公司的行政总监替她介绍到场嘉宾。可是，麻烦并没有到此结束。在之后的新闻发布会上，有几家媒体向她提出了几个很棘手的问题，令吴总经理很是难堪。会后她又发现，公司提供给媒体的新闻稿中有关她履历背景的一段内容有多处错误。她实在不知道公司给她配的助理陈小姐都在忙些什么，一气之下，她炒了陈小姐的鱿鱼。 会场类型 半圆形 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 会场布置的各种必要设施 横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 2. 指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 3. 桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 4. 胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 5. 签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方； 6. 签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 7. 会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 八、准备会议所需物品、设备 九、安排食宿 十、大型会议的接(送)站、报到 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 十一、大型会议的经费预算 会议资料费 邮电通讯费用 会议设备和用品费 会议办公费 会议宣传交际费 会议住宿补贴费 会议伙食补贴 会议交通费 其他开支 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 一、会前的最后检查 1．检查的方式 听取会议筹备人的汇报 现场检查 2．检查的内容 文件的材料准备情况 会场布置情况 会议保卫工作情况 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 二、组织签到和登记 三、做好必要的录音录像工作 四、会议设备的操作与维护 五、做好会议的记录工作 会议记录示例： 艺海股份有限公司董事会例会记录 (2002年4月14日) 宣布：2002年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。 记录：秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。 财务状况： 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。 公司其他活动报告： 主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 新的事项： 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。 休会： 已无其他问题，会议于上午11：50结束。 秘书(签名) 董事长(签名） 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议的保密和保卫工作 八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九、会议信息工作 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 1、充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响 2、了解媒体 3、有备而来 4、临场表现 第四章 会议管理工作 第四节 秘书在会议中的角色与责任 一、会前的准备 1、根据个人观点研究问题 2、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的论证材料。并提出意见或询问事项 3、准备在会间尽力发挥自己的角色 4、严格遵守开会时间，准时到会 第四章 会议管理工作 第四节 秘书在会议中的角色与责任 二、会议期间的角色方寸