电建公司现场管理电子文件管理规定.docVIP

火电建设公司 项目聽文件 电子文件管理规定 （版本：1） 为规范项目电子文件的编制、审批、发布、归档等管理工作的有序进行。保证各类 电子文件的安全性、完整性并对其实行有效的控制，特编制本规定。 本规定起草人： 本规定会审人： 木规定审核人： 本规定批准人： 木规定于X年X月X日发布，自发布之td起实施。 电子文件管理规定 1范围 本规定适用于电站项目工程土建及安装过程中各类电子文件（除视频或多媒体设备 制作的电子文件）的管理，覆盖范围包括项目的所有部门、施工队伍。 2定义 电子文件：指在数字设备及环境屮生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3职责 3.1综合事务部（文件资料）为各类电子文件的归口管理部门。 2亿普科技专人负责EIIS管理软件中数据库的设置及所有归档电子文件的备份以及 软件的日常维护。 4程序 1电子文件的产生及编码方法 项目内部文件（行政公文类除外）原则上只能在EIIS管理软件中引用文件或记录 的模版产生电子文件，并按《体系文件、记录编码控制程序》中的规定由软件生成编码, 行政公文类的产生及编码方法按《公文处理办法》执行，纸张文件的编码应和电子文件 保持一致。 4.3电子文件的审批 电子文件的审批必须按纸张文件审批流程执行（参照《工程文件管理程序》），经审 批后，相应的电子版木文件才能正式牛效，EIIS管理软件中的已归档电子文件应和经审 批后的纸张文件保持一致。 4. 4电子文件的发布、分发 4. 4. 1已生效的各类电子文件可通过ETTS管理软件或项目局域网发布，项目各部门/ 单位可以根据需要在此进行实时查询、使用，电子文件的产生单位应通过内部邮件及时 公布文件发布的相关信息，当电子文件同相应纸质文件的内容发生矛盾时，以经审批后 的纸质文件原稿为准； 4.4.2电子文件发布时如对文件的共享信息有特定的要求，可由文件的产生部门/产生 者在EIIS软件屮设定文件的浏览权限； 4. 4.3电子文件的产生者应保证其发布的文件准确、完整、安全、有效，并对电子文 件的即时状态和改版信息进行跟踪处理； 4. 4.4已发布的电子文件可通过内部邮件或EIIS管理软件进行分发，但应该严格控制, 分发前必须按《工程文件管理程序》中的要求进行签发，按文件控制要求进行受控分发 并由文件接受者在“文件分发单”上进行确认签收； 4. 4.5电子文件接收人应及时下载获取的文本，建立分类文件夹。 4.5电子文件的修订、改版 对己发布的电子文件进行修订或改版应由文件的原产生者提岀，在完成审批后，由 该文件的产生者在已发布的各有效场合进行电子文件替换，综合事务部（文件资料）同 时通过内部邮件公布文件替换信息，如该电子文件已通过网上分发，分发部门应对修订 或改版后的电子文件进行重新分发并告知文件的接收人对原文件进行作废处理并删除， 如原文件还需参考，则需在文件名称上表明“已作废”信息。 4.6电子文件的检查 综合事务部（文件资料）不定期地对各部门/专业工区在EIIS软件上发布的电子文 件进行有效性检查，对不符要求的文件或记录提出整改意见并要求限期改正。 4. 7电子文件的备份 4.7.1专人负责定期地对服务器中的EIIS管理软件数据库及网页中所存放的电子文件 进行备份并刻录到只读光盘中保存； 4. 7.2同时应在服务器上开设专门的备份文件夹并设置相应的权限，用于备份个人工 作中产生的电子文件。 4. 8电子文件的保密 项目的全体员工应参照《公司保密工作规定》和《公司涉密岗位保密细则》中的要 求，严禁没经许可向外提供公司或项目的电子文件，如确因工作需要，须向外提供电子 资料的，应事先填写《项目内部资料提供审批表》（见附录A）,并经主管领导和项目领 导的批准。 4.9电子文件的归档、保管、利用 4. 9.1工程结束时由综合事务部（文件资料）将服务器中所有的电子文件集中，分类 制作电子档案并刻录到只读光盘中，在光盘上贴好标签，标签内上填写档号、题名、密 级、保管期限、硬件及软件环境等内容。同时建立一份内容说明书，将本光盘屮的目录、 相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表供以后查阅使用，在符合软、 硬件平台的条件下，应保证归档的电子档案能正常被计算机识别、运行和正确输出； 4. 9.2制作好的电子档案要根据载体特性，采用防磁、防潮等保护设备和技术手段。 归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层； 4. 9.3完成的电子档案应一式两份，在工程结束后移交公司档案室保管，使用时对电 子档案的封存载体不得外借，只可使用拷贝件。 5附录 附录A：《内部资料提供审批表》 6相关文件 文件控制程序 记录控制程序 公文处理办法 电子文件光盘存储、归档与管理规定 基本建设项目档案管