时代大厦物业管理公司行政作业指导书.pdf

时代大厦物业管理有限公司 ★文件、资料管理制度 编号：Q/PH—WD01—02 行政管理作业指导书 A 版0 次修改 时代大厦物业管理公司行政作业指导书 1 目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的 控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2 适用范围 1 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 3 职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 4 相关文件 《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3 《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4 5 工作程序和管理办法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。 5.1.2总经理助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。 5.2 文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a) 内业资料； b）图纸资料； c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件； d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件； e) 与服务过程有关的合同协议； f) 业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具 2 体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。 管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—4.2.3）。 5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编 码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为： a) 内行文、外行文: 1 时代大厦物业管理有限公司 ★文件、资料管理制度 编号：Q/PH—WD01—02 行政管理作业指导书 A 版0 次修改 b) 未被质量体系引用的外来文件: 2 c) 与服务过程无关的合同协议: 3 d) 未被质量体系引用的法律法规: 4 3 e) 行业标准性文件: 5 f) 照片、录像带:6 g) 电脑贮存:7 5.3 文件、资料目录的索引号 X—X.X—XX 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4 文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。 5.4.2 办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文 件。 5.4.3