第5章_电子文件与信息管理系统.pdf

Company Logo 国家级精品课程《电子文件管理》 第5章 电子文件与信息管理系统 时间： 月 日 第 - 节 教室： 教学重点  本章关键内容  ·电子文档生命周期管理  ·业务信息系统的特点  ·文件管理与信息管理的区别与联系  ·文件管理系统与文档管理系统的区别与联系  ·电子文件管理与电子文件保存的区别与联系  ·电子文件管理系统的核心功能  ·混合文件保存系统的特点  ·整合EDMS与ERMS  ·预归档平台的功能与作用  关键词  文档生命周期 文件管理 文档管理电子文件管理 电子文件保存 文件生命周期 功能需求 附加功能 重要文件 预归档  核心功能 控制功能 捕获功能 报告功能 访问与安全 审计跟踪 业务信息系统  法规遵从 电子文件管理系统（ERMS） 电子文档管理系统（EDMS）  电子文件保存系统（ERKS） 系统管理 系统设计 基本概念 文件和信息管理系统 （Records and Information Management Systems） 既可以指代任何创建、捕获和管理信息的系统，它既包含基 于纸质信息的管理系统，也包含以电子方式形成的信息系统。 电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各 种电子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象 和数据。 主要内容 1 文档管理与文件管理 2 文件与信息管理系统 3 ERMS功能需求概述 4 ERMS的核心功能需求 5 文件管理系统整合实例 1.文档管理和文件管理  回顾：文档与文件的区别？ 1.1 文档管理 文档管理 （Document Management）是以文档为管理对 象，对其创建、修改和管理的控制活动，这些控制措施主要集中 在文档的访问和版本控制上。 电子文档管理生命周期 1.文档管理和文件管理 1.2文件管理 文件管理 （Records Management）是为了维护文件的证据价 值，而对文件的创建、接收、维护、使用与处置等行为进行有效控制 的过程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证据价值的文件 和信息等行为。  有效的文件管理要求： ①支持以凭证为基础的管理政策； ②通过对文件的良好组织，遵从各项法规并支持文件保护； ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性； ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用，以支持机构和 组织的知识管理网络； ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。 1.文档管理和文件管理 文档管理与文件管理 1.文档管理和文件管理  文档管理与文件管理比较 思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？ 1.文档管理和文件管理 1.3 电子文件管理与电子文件保存 电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使用 自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。 电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自 动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持 一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。 ★注意：两个概念中的电子（electronic）是不同的！ 1.文档管理和文件管理  ERMS和EKMS的差异  相同：具有档案功能 （A