九段秘书培训咨询.pdf

旭九段秘书 您是否有过类似的经历？ 秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后 领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意 书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于 思考和决策。有 说我事半功倍,那么至少 一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的 书最少为我节约了一万多个小时。 全球第一CEO杰克.韦尔奇 年薪1200万的 “打工皇后”，和黄集团总经 理洪小莲说： “我之所以有今天的成就是因 为我有过18年的 书工作的经历”。 --李嘉诚原秘书洪小莲 一个优秀的秘书需要具备： 为什么做秘书比如何做好秘书更重要！ 有追求 负责任 重视细节 但是， 一个优秀的秘书最需要具备： 结果思维 九段秘书 案例：开会 老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了…… 电话打完就可以了吗？ 例：会议安排 一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件发个 会议通知,通知开会的相关 员之后再准备 好相关会议用品,并参加会议。 二段秘书的做法： 抓落实——发通知之后,再打一通电 话给参加会议的相关 等确认,确保每 被 及时通知到。 三段秘书的做法： 重检查——发通知，落实到 后，第二天 在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的 ，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法： 勤准备 发通知，落实到 ，会前通知 后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。 五段 书的做法： 细准备 发通知，落实到 ，会前通知， 测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什 么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与 这个议题相关的资料，供他们参考。 六段秘书的做法： 做记录 发通知，落实到 ，会前通 知，测试设备，了解会议性质？提供相关会 议资料，还应该在会议过程中详细做好会议 记录（在得到允许的情况下，做一个录音备 份），整理好会议记录并把记录发给相关 员。 七段秘书的做法： 定责任 发通知，落实到 ，会前通知，也 测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做 好会议记录，整理好记录并把记录发给相关 员，将 会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任 ，然后经 事 确认后，形成书面备忘录，交给领 导与 事 一 一份。 八段秘书的做法： 追结果 发通知，落实到 ，会前通知，也 测试了设备，了解会议性质？提供 关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实， 事 确认后、形成书面备忘录，交给领导与 事 一 一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。 九段秘书的做法： 做流程 把上述过程做成标准化 的“会议”流程，让任何一个没有做过的 书都可以根据这个流程，把会议服务的结 果做到九段，形成不依