某工程建设项目文件管理办法.pdf

某工程建设项目文件管理办法 第一章 总 则 第一条 为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某 工程建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时 传递，以便某工程建设各有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防 止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件，特 制定本办法。 第二条 本办法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建设项目 办公室所有有关文件、技术资料管理。 第三条 本办法所称信息，是指有意义的数据。 本办法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类： ⑴．有关的国家、地方法令、法规； ⑵．上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文； ⑶．国家、行业、地方的规范和技术标准； ⑷．合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽 商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪 要； ⑸． 学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制 度等。 ⑹．工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建设办公室阶段 工作总结、监理周报、月报等。 第二章 职责划分 第四条 某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理归总工程 师负责，建设办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送 达总工程师。总工程师在指定时间内审阅签署处理意见后交办。 第五条 总工程师办公室（或某工程建设项目办公室）设信息资料管理 1 员岗位，对某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料统一编码、收 转、跟踪催办、保管归档工作。 第六条 设计图纸由建设办技术部按工程进度与合同要求向设计院催 要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建设办资料管理员。 第七条 监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进 度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位 提出的其他问题由工程部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交建 设办资料管理员。 第八条 某工程建设项目办公室各部门对外沟通文件由部门负责起草， 部门负责人签字后报建设办公室资料员，经总工程师审核,经建设办公室主 管审批后发放。 第九条 建设办公室所有成员有义务将从其他渠道获得的本办法第三 条规定的文件，与自己承办的事务文件性成果及时交建设办公室资料员归 档。 第三章 文件控制 第十条 工作程序 ⑴．自编文件程序步骤 文件编号 文件编写 文件审批 文件发放 文件更改 文件的换版与作废 文件归档管理 ⑵．外来文件处置程序 文件签收 文件编号 文件登记 文件处理意见 文件交办 跟踪催办 处理结果交验 文件归档管理 第十一条 需控制的文件和资料形式包括： ①以文件、图纸形式构成的文件； ②以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。 2 第十二条 需归档管理的外来文件包括： a)适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标 准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件； b) 政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和 中介机构信息。 c) 政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与某工程 建设有关批文。 d) 勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证、 图纸会审