2019年文件管理制度汇编.pptVIP

文件管理制度 （培训课件） 2012.6 目的 使公司文件处理规范化、制度化 提高公司的运营效率和质量 为建立公司运营体系，提供基础支持条件 文件管理原则 及时 准确 安全 保密 有效 可追溯 文件文种的规范选择 1、报告：向上级领导汇报工作，反映情况，用“报告”。 2、请示：请上级指示跟批准，用“请示”。 3、指示：对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 4、布告：对员工公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。 5、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。 文件文种的规范选择 6、函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等，用“函”。 7、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的文件，用“通知”。 8、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项，用“通报”。 文件文种的规范选择 9、批复：答复请示事项，用“批复”。 10、决定：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。 11、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 12、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。 文件格式 文件格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）部门、文件字号、主题词等。 文件格式 1、发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 2、文件字号一般包括部门代号、年号、顺序号；联名行文，只标明主办部门的文件编号。 3、文件如有附件，应当在正文之后，单位名称之前，注明附件的名称和件数。 4、文件的标题应当准确、简要地概括文件的主要内容，并标明发文部门和文件种类；除批准的法规性文件外，文件标题一般不加书名号和其他标点符号。 文件格式 5、向上一级请示的公文，一般只写一个主送 部门；如果需要上报另外一个上级部门时，可以用抄报的形式。 6、文字一律从左至右横写横排。 7、收、发文部门应写部门全称或规范化简称，联合发文时应将主办部门排列在前。 文件用纸 文件用纸原则上均采用标准的A4纸，在左侧装订。 行文原则 各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的部门。 按照公司的组织架构，根据一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门 注意公司组织架构的修定、变动 请示原则 向上级请示的文件，应遵循一文一事的原则，主送一个部门。 不得同时抄送下级部门。 不得直接送领导者个人（除领导直接交办外）。 向下级部门的重要行文，可以抄报直接上级部门。 发文 发文应根据需要确定主、抄送部门，不得滥发。 发文管理 文件的发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印，校对、用印、封发等程序。 收文处理 文件的收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 1、上级发来的文件及注有密级的资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发、并按不同类别进行分类处理，其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。 2、承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示的文件，安排传阅或办理；领导人之间不宜横向传递，以免积压或传失。 收文处理 3、加强文件检查催办工作，文秘人员对领导有领导批示的文件及本部门发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。 4、各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。 5、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。（含培训文稿、视频、音频、照片等） 收文处理 见附件《文件传阅单》 草拟文件要求 1、要符合国家的政策、法令、法规和上级的有关规定，如提出新的规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。 2、引用的文件要说明发文的部门，文件编号、标题和发文时间。 3、情况要确实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。 4、不要滥用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简写。 草拟文件要求 5、草拟文件必须使用统一格式的文件稿纸，文件字迹要清晰，文件应保持清洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。 6、数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须使用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。 7、章节序数的写法一般应按下列顺序排列： 第一层为“一” 第二层为“（一）” 第三层为“1” 第四层为“（1）” 文件审核 公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以公司名义发文的，由董事会和分管领导审核。 审核时如发现不妥之处必须进行修