时间管理跟四大关键资料.pptVIP

* * 什麼是時間管理？ 一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。 時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。 二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。 時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。 你的時間管理出了什麼問題？ 一、無法管理外在的要求 主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。 擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。 你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有空的時間再來。 你的時間管理出了什麼問題？ 二、做事沒有方法 我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。 完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？ 你的時間管理出了什麼問題？ 三、過度溝通而沒有想法 如果真要開會，要避免毫無結果的討論。當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。但是「會議的核心目的在於做出決策，而非討論。」 主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然後在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當下做出決策，開完會後所有就能立即開始工作。 有效管理時間的四大關鍵 一、從自我可掌控的部份開始 主管在進行時間管理時，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動時間、和完全屬於自己的時間。 最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠提出建議並採取雙方都同意的做法或是主動採取行動並向上報告。 有效管理時間的四大關鍵 二、釐清不同性質的工作 根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發現，人的大腦在持續不間斷處理一件事情時，才能發揮最佳功能。 因此，最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同一時段完成。你可以將工作分成兩大部份： ．需要高度專注力的工作，如撰寫報告、擬定計畫等。 ．相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會、處理文書作業、電話連繫等。 有效管理時間的四大關鍵 三、排定優先順序 可以採取ABCDE模式： ．A級工作：非常重要、必須立刻完成。 ．B級工作：很重要，但有較多緩衝的時間。 ．C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不要做也沒有太大的影響。 ．分派（delegate）工作： 將工作分派給適當的人執行。 ．刪除（eliminate）沒有時間做的工作： 如果排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。 *