时间管理简介资料.pptVIP

80/20 法則圖示 投入 原因 努力 產出 結果 收獲 80/20原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 人體生理曲線圖 工作表現 時 間(鍾點) 24 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 +50% 平均 -50% 人體生理曲線圖分析 早上八點至十點:精力顛峰,適合做規劃。 早上十點至十二點:註意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議、訓練。 下午一點至二點:昏昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作。 下午二點至四點:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考。 下午四點至五點:適合技術性工作、處理衝突問題。 在效率最高的時段,你可以集中精力於:棘手或困難的問題、創造性思考、復雜的工作、討論或訂定工作計劃。 在效率中等的時段,你可以專心做:與他人交換意見、處理回信、規劃行程表 。 在效率最差的時段,你可以處理:例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。 依據生理曲線圖的工作安排 第二部分﹕應用說明 自我檢視 卡片：我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上 我一週最想完成的五件事 百分比 自我檢視 我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上 把時間用在刀口上 時間管理四象限 第一象限急迫又重要的事。 各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。 Ex：陪重病的親友上醫院 第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。 Ex：完成人資7篇reading packet 第三象限急迫但不重要的事 因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足別人期望與標準。 Ex：看華視週日晚間的柯南 第四象限不急迫又不重要的事 簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙得焦頭爛額, 不得不「逃避」到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。 Ex：上網收廣告信 以理性科學的方式，評斷優先順序 工作項目 長期重要性 短期迫切性 總數 優先次序 1.定期運動 2 3 5 4 2.陪親友上醫院 1 1 2 1 3.完成人資報告 1 2 3 2 4.看柯南 3 1 4 3 5.上網收廣告信 3 3 6 5 兩個構面：重要性、急迫性 三種程度：最重要、重要、不重要 Step3 配合生理時鐘，擬定計畫。 如何管理時間 Step4 分析、檢討目標達成率與改進。 Step2 安排目標的輕重緩急，安排優先次序。 Step1 訂好長程目標，以及與之有關的短期目標。 善用規劃的觀念 時間管理的方法 八十二十法則 掌握關鍵，花較少的時間得大功效 象限法 一週觀點法 集中處理法 角色平衡法 象限法 第一象限 急迫又重要的事 必須做 第二象限 重要但不急迫的事 應該做 第三象限 急迫但不重要的事 可以做 （亦可分派） 第四象限 不急迫又不重要的事 何必做 擬定工作計畫（工作日誌） 優先次序 急 不急 重要 不重要 人生目標 象限的運用原則 時間 工作項目 佔用時間 優先次序 評語 8：10 端咖啡，讀報 20分 4 可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了 8：30 檢討今日計畫 15分 1 時間運用得當；發現兩個要海倫注意的問題 8：45 寫便條給海倫 5分 1 時間運用得當 8：50 魏特來電 15分 4 總機小姐可以留言 9：05 BB來電談預算之事 15分 3 總機小姐可以留言 9：20 要海倫聽寫信件 45分 2 口述得不是很有條理 10：05 讀信並將信件分類 30分 4 海倫可做此事，要她分類，排出優先次序，並回一些信 時間 工作項目 佔用時間 優先次序 評語 8：10 端咖啡，讀報 8：30 檢討今日計畫 8：45 寫便條給海倫 8：50 魏特來電 9：05 BB來電談預算之事 9：20 要海倫聽寫信件 10：05 讀信並將信件分類 範例：上班族的工作日誌 今日目標 次序 目