第08讲 有效的会议.pdf

第八讲 有效的会议 为什么开会为什么开会 会议是商务活动的一 个重要部分，是进行工作的 一个重要工具个重要工具。 全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议 一份美国的调查统计份美国的调查统计 经理级干部和专业人员 每周约花每周约花1/41/4的时间在开的时间在开 会上； 中上级的经理约中上级的经理约11周周22天天；； 资深行政人员则多达1 周4天。 研究显示，除了一对一 的会议的会议，，三人以上的会三人以上的会 议平均所占的时间最多。 你会开会吗？——只有你重视了开会， 你才能你才能开一个高效的会个高效的会议 你开会会迟到吗？ 会议主持者的技巧会议主持者的技巧 1、邀请与会者 选择出席者 —— 哪些人必须来开会？ 提供信息信息者 提供意意见者 提供特殊的专长的人 能够授授权的人 通知与会者 通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 •在上一个会议上宣布； • 电子邮件； •• 电话电话； •书面通知； 等等 22. 准备议程准备议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或项会议议程是需要提出并讨论的问题或项 目的清单。它应当简洁、一目了然 编写议程时要注意几点： •议程开头为会议的日期、时间与地点； •每每一项均有项均有一个编号个编号；； •每一项均有一个起始时间； •下次会议细节写在议程的末尾。 委员会议议程委员会议议程 7月6 日上午11点 格林饭店 11、 （（1111：0000 ））任命任命一位会议主席位会议主席 2、（11：10）为缺席致谦 3、（11：15）批准上次会议备忘录 44 、 （（1111：：3030 ））上次会议提出的事项上次会议提出的事项 5、（11：45 ）讨论联络事宜 （12：00 ）会间休息 66、（、（1212：：1515））其他事宜其他事宜 7、（12：45 ）下次会议细节 3. 确定地点 选择会议地点对于会议的成功是 极为重要的极为重要的，，这不仅是这不仅是一个舒适的问题个舒适的问题 而且要使与会者感觉到这个场所是适合 于这个会议的。会议地点应与会议目的 相适合。若会议的目的之一是让两部分 人进一步相互了解，一种宽松的郊外气 氛是合适的氛是合适的。同样的道理同样的道理，不要在不要在一个个 乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。 你的办公室室 优点优点：：你的全部参考资料在手边你的全部参考资料在手边；；你的权威性可能你的权威性可能 得到加强。 缺点缺点：可能会有电话干扰可能会有电话干扰，或者有人打扰或者有人打扰。 下级的办公室下级的办公室 优点优点：可能提高能提高一位下级的地位和士气位下级的地位和士气。 缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适 单位会议室单位会议室 优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。 缺点缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议外人可能同与会者接触而打扰会议。 外面的会议室外面的会议室 优点优点：保保证没有任何有任何一方占地主优势占地主优势；如如果保密保密是重要的的， 这类会议室很有用。 缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。 会议中会议中心 优点优点：具有有开大会的大会的设备备；需需要时能够提供技术时能够提供技术 支持和安全保卫。 缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 44. 安排座位安排座位 一对对一会议会议 在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会 议的格调议的格调，并影响讨论的进程并影响讨论的进程。如果你正在主持如果你正在主持 会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程 度。 一对一的会议有三种座位安排：