PD-3-08-20设计资料归档管理作业指引2016.08.08.docxVIP

设计资料归档管理作业指引 编号：PD-3-08-20 版号：A/0 页码：第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 6 页 设计资料归档管理作业指引 (主责部门：集团产品研发设计中心) 编制 日期 审核 日期 审核 日期 审批 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 审批人 2016.08.03 明确集团，区域，事业部需指定负责任人，进行电子文档的收集，保管，归档工作 吴文杰 补充需刻盘备案的设计内容 吴文杰 对考核办法进行修改 吴文杰 目的 规范中梁地产集团设计系统的档案资料管理工作。 适用范围 适用于设计系统各阶段成果及相关资料的档案资料管理，包括工程图纸的审批形成、 接收、更新、标识、发放、执行、回收、销毁及归档管理等。 职责 集团产品研发中心 负责作业指引的编制与修订； 负责按照设计系统资料管理制度的要求对集团产品研发中心工作档案进行归档、保持。 指导、检查区域设计系统资料管理执行情况并进行考核； 区域公司研发设计部 按照设计系统资料管理制度的要求对区域公司研发设计部及事业部设计工作档案进行归档、保持，并按本作业指引报集团产品研发中心存档。 指导、检查事业部设计系统资料管理执行情况并进行考核； 事业部设计部 按照设计系统资料管理制度的要求对事业部设计部工作档案进行归档、保持，并在阶段性成果完成后报区域公司存档。 管理规定 归档资料主要对象包括电子资料,纸质资料，各类材料和工作模型等。 电子资料归档要求。 必须按照《中梁设计系统资料管理目录一览表》的架构在设计体系所有人员电脑中分别建立文件夹体系，文件按目录要求分阶段、分门类进行归档； 实际操作中各事业部可按需要增加文件子项目录，原文件体系中如有文件夹空置，须在空置文件夹中放Word版文件说明，该空置文件夹不得删除。 具体文件需明确归档时期，并在文件名后注明（如XXX。 纸质档案应采取扫描、拍照等办法转为彩色电子版JPG格式文档存档。 集团产品研发中心、各区域公司案发设计部、各事业部必须指定该部门档案管理负责人。该负责人负责每月月底30号(2月28号)对本部门全部人员电子档案统一归档管理，并统一复制存档于档案管理负责人电脑内。 纸质档案归档要求 须按照《中梁设计系统资料管理目录一览表3》的架构在档案室以项目为单体建立实体文件夹体系。 须确保纸质档案文件夹系统与电子档案文件夹系统保持一致（命名同电子档案一致）；电子档文件夹如有空置的，纸质文件夹系统中可不设，但需要在文件台账中加以说明 纸质档案应按时间先后顺序排列，文件排列要求：正本在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单时，文件处理单在前，正文在后。 纸质档案应折叠成A4纸大小并编写页号，单面书写的在右下角编写页号；双面书写的正面在右下角背面在左下角编写页号，页号从1开始。 对于已发生的变更，除了将变更单归档保存以外，变更内容要及时标注于电子版施工蓝图上，注明变更单号及变更内容，以便查阅。 设计部档案管理负责人负责一个月至少进行一次档案更新。 各类材料封样归档要求 须按照《中梁设计系统资料管理目录一览表》的架构在档案室以项目为单体对主要材料进行封样，并建立实体文件夹体系。 材料档案同时应拍照转为彩色电子版JPG格式文档存档。 材料应根据《样品标签》模板分别编号，并编制《材料封样清单》 。 设计部档案管理负责人即时档案更新。一个季度整理一次。 工作模型归档要求 须按照《中梁设计系统资料管理目录一览表》的架构在档案室以项目为单体建立实体文件夹 体系。 工作模型同时应拍照转为彩色电子版JPG格式，并按时间排列存档。 工作模型应按时间先后顺序排列，进行分别编号，并编写《模型归档登记表》。 设计部档案管理负责人即时档案更新。一个季度整理一次。 设计文件档案管理负责人日常电子资料管理要求。 集团产品研发中心负责人，负责集团各类文件的汇总、资料整理和上传，并对区域设计部做不定期指导、检查和考核。 区域设计部需指定专员，与集团产品研发中心负责人进行对接，负责区域设计部和各事业部文件的汇总、资料整理和上传，接受集团的考核并对事业部设计部做不定期指导、检查和考核。 事业部设计部需指定专员，进行专项管理，负责收集、汇总各阶段、各专业设计文件；与区域设计部专员进行对接，并接受区域设计部的不定期检查，考核。 须按照《中梁设计系统资料管理目录一览表》建立文件夹体系，可按实际需要增加文件子项目录，原文件体系中如有文件夹空置，须在空置文件夹中放Word版文件说明，该空置文件夹不得删除。 增设“巡检资料”文件夹（该文件夹不需要对应建立纸质归档文件），对设计资料归档检查情况单独管理； 各专业技术人员在操作每一个项目时，可按专业需要