商品采购及单据流转操作规程.pdf

珠海市謝裕隆商貿有限公司 规制.采购.第二章.共 22 页 商品采购及单据流转操作规程 （试 行） 一、商品进货 指商品进入商场的准备阶段，包括供应商资料的准备洽谈、立项、商品资料及供应 商资料的录入、签订合同、合同的审批及定货的审批过程。商品采购分为以下几种类型： 首次进货 新商品采购 新开发商品 自营 现金采购 商品进货 合作经营 后续补货 租凭经营 二、新商品采购 首次进货：凡与新供应商签订商品进货合同的称为首次进货。 （一）、合同签订操作程序： 1 采购员开展市场调查，并结合商场经营商品的市场定位，寻找目标客商。 2 采购经办人与供应商洽谈，达成供货意向。 3 供应商提供样品及以下资料： 3.1 营业执照、法人代码证书复印件一份； 3.2 税务登记证、一般纳税人资格认定书复印件一份； 3.3 公章、法人章、财务章、合同章、业务章等样式各一份； 3.4 所经营商品的合格证书、质量检测报告、卫生许可证、进口商品检测报告、商 品注册登记证等，是总代理、总经销的还应出示总代理、总经销协议书，盖公 章的商品报价单。 4 采购经办人将样品及供应商提供的资料以及市场的参议价交采购部经理进行资格审 核及商品选择。 5 采购经理审核后，经办人员将商品资料及供应商资料交录入员录入电脑立项。 6 审批完毕，双方签字盖章，合同正式生效，并打印出正式合同，同时生成合同编号。 涉及单据：供应商资料表、客商洽谈意向表、商品报价单、代购销合同文本 1 流程图： 业务员开展市场调查，寻找目标客商 达成供货意向后，供应商提供资料、样品 物价员到市场访价并签属意见 采购部经理审核，录入员录入有关资料 审批完毕，双方签字盖章 合同正式生效 各部门存档 （二）、订货操作程序： 1 我公司与供应商签订合同后，采购员根据我商场的实际需要预制“商品订购单”。 2 首批单报采购部经理审核。 3 按核定后的订购单与供应商联系送货。 涉及单据：商品订购单 流程图： 根据我司需要，预制商品订购单 首批报采购部经理审核 按审批后的申购单联系供应商送货 注： 1.1 严格控制库存，原则上一般不超过 7 天库存。 1.2 两边卖场分别下单，电脑订单分别打印，遵循谁下订单谁调货的原则，特殊情 况下仓库合理调配。 一次性订货金额在一万元以上的需商场经理签字确认。 三、新开发商品 我公司与供应商签订合同后，供应商又提供新的商品为新开发商品 1 如不改变代、购销性质的操作程序如下： 2 1.1 供应商提供三证及样品，是总代理、总经销的，还应出示总代理、总经销协议 书及样品； 1.2 采购员进行市场调查并结合公司经营商品的市场定位选择商品品种； 1.3 采购经办人将样品及供应商提供的资料填写《新商品新增单》交采购部经理进 行资格审核及商品选择； 1.4 采购部审核后，转交电脑录入员将商