HR-MAG-005 人事档案管理办法（工厂类三级文件）.docVIP

编 号 HR-MAG-005 页 次 PAGE 3/3 人事档案管理办法 版本/次 A/0 PAGE 三 阶 文 件 生效日期 2014-12-01 编 号 HR-MAG-005 版本/次 A/0 人事档案管理办法 编制人 审核人 批准人 日 期 2014-12-01 日 期 日 期 文件修改记录 序号 修改版本 修改页数 修改内容描述 修改人 批准人 生效日期 1 A0 新版发行 1.目的： 为人力资源管理提供丰富翔实的个人资料，满足人事考评管理的需要，规范员工档案管理流程，避免劳资纠纷产生，特制定本制度。 2.范围： 适用公司全体员工人事档案 3.定义： 无 4.职责： 4.1行政部：对本制度目标达成负全责，对本制度的完善更新和解释负责； 4.2档案管理人员：负责人事档案的日常管理工作，包括在职人员人事档案管理和离职人员人事档案管理。 5.内容及要求： 5.1人事档案管理的原则：正确完整、归档及时、排列有序、严格保密。 5.2索引及排序规定：所有人员从入职之日起都需建立人事档案，职员的档案用文件袋管理，个人档案必须包含以下基本有效的资料，并按照以下顺序排列： 5.2.1 员工履历表 5.2.2简历（仅限职员，作业员无须提供） 5.2.3毕业证、资格证、等级证复印件 5.2.4 5.2.5数码回执单或社会保障卡复印件 5.2.6劳动合同 5.2.7 员工在职期间各项奖惩单、职位异动单等。 5.3存储及归档规定： 5.3.1在职员工人事档案依工号先后排列；离职职员人事档案按离职时间先后顺序排列。 5.3.2员工在职期间进行的阶段考核、转正考核、岗位或职称变动等所产生的资料，以及奖惩单、薪资异动单等原始单据，所有资料均须归入员工 5.3.3档案管理员每周收集需归入档案及离职人员资料，并于每周周五下班前 案进行更新。 5.4人事档案移交及管理流程： 5.4.1员工入职手续办理和入职培训由招聘培训人员负责，入职手续办理完毕后建立个人档案，并于员工入职当天上午10点前把基本资料录入人事系统。 5.4.2新员工基本资料录入系统后，按职位类别分发至相应主管签核。职员需行政部主管审、呈总经理核准方可归档；作业员由部门最高主管签核、行政部主管审核后存档。 5.4.3档案管理人员在每周五下班前把员工档案整理齐全后存档。 5.5离职人员人事档案的管理： 5.5.1档案管理人员必须每月对离职人员的人事档案清查，并按离职月份顺序进行存档。5.5.2离职人员的人事档案自离职之日起存放两年，两年后销毁人事档案。（高管及核 心技术人员保留至该员工离岗三年止）。 5.5.3离职人员离职后 5.6 劳动合同管理： 5.6.1 新员工入职当天即签订为期三年的劳动合同，根据其职位选择对应的试用期限，唯最长不超出六个月，具体规定参照《招聘管理办法》。 5.6.2签订劳动合同时务必要求员工依规定将内容填写完整，严禁提交空白合同。 每月20号集中将新入职员工劳动合同申请用印，制作劳动合同签收备案表分发给相关人员签收，并送至劳动站办理劳动合同备案。 5.6.3劳动合同到期前一个月，行政部以邮件的形式通知其部门主管征求其续签意见，同时通过劳动合同续签意向书了解员工本人意愿。如双方均同意续签合同的，由行政部统一与员工再续签三年期限劳动合同。 5.6.4 如连续签订了两次固定期限合同，除员工本人提出续签固定期限合同外，第三次应签订无固定期限合同，签订流程参照5.6.3作业。 5.6.5若劳动合同续签意向书或劳动合同员工本人无正当理由拒签，视员工不愿续签合同，依公司规定办理离职交接。 5.7借阅管理规定： 5.7.1公司总经理、行政部经理有权查阅公司所有职员的档案；各级领导有权查阅下属职员（不包括本人）档案；凡是超越该授权范围的查阅申请，必须经行政部主管审批后才能提供查阅。 5.7.2未经行政部主管许可，各部门不能复印档案内容。 5.7.3借阅人事档案均须作好登记，并在约定时间内归还。 5.7.4严禁故意涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；借阅期间要小心保管，防止丢失；无论何种原因，一经发现借阅档案的缺损，责令借阅人改正，并依奖惩制度处理。 5.7.5查、借阅者要注意档案保密，不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。 5.7.6档案管理员以周为单位催收借出档案，归档时进行完整性检查。 5.7.7检查监督管理：行政部主管每月5日前，对此前的档案管理工作进行检查考评，并提出整改意见。 6、相关文件： 《招聘管理办法》 7、相关记录表格： 《员工履历表》 8、流程图： 无