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会议管理制度 1. 目的 为使公司级会议高质量、高效率运作，规范与会议有关事项，以便达到凝聚共识，分派任务合法授权、强化执行，资讯共享，工作检核，问题解决之目的，特制订本制度。 2. 范围 适用于公司跨部门会议及部门内部会议，不适用紧急会议。 3. 权责 3.1会议主席职责：点评会议内容，就会议内容指示后续工作方向，争议载决，签核会议纪要。 3.2会议主持（行政部经理）职责： 3.2.1确定会议主题； 3.2.2确定会议议程及参会人员； 3.2.3 3.2.4会议纪律要求与执行； 3.2.5上次会议决议追踪通报。 3.3 会议秘书（行政部经理）职责： 3.3.1会前相关工作准备，包括会议通知呈签、发布与确认，会场按排准备、设备调试、必要时的座位牌摆放以及会议资料准备与发发放； 3.3.2会议召开时点到与报告到会状况，会议签到表回收存档，会议异常记录与提报； 3.3.3会后决议追踪表发布与决议追踪。 3.3.4记录会议决议和重要的会议精神，并于4个小时内完成呈签，发放至相关部门及参会者。 3.4参会人员职责： 3.4.1事前需报告的资料准备； 3.4.2会后传达会议精神； 3.4.3临时突发事件导致不能准时参加或缺席的请假或代理安排。 4. 定义：（无）。 5. 内容 5.1公司级会议议程： 见《公司级会议议程对照表》，具体时间可适情调整。 5.2 会前准备： 5.2.1 会议召开前，对于敏感议题，如涉及员工薪酬福利、公司政策方针等，应预先请示总经理以上人员或相关负责人； 5.2.2针对四大主题月会，凡需于会议上检讨改善的议题，应于会前知会责任部门由其填写《指标异常反馈单》，并在会前完成上交。 5.2.3 5.2.3.1 任何跨部门会议召开前至少提前四小时发布《会议通知》，若时间较紧还应通过电话等方式确保与会者能收到通知； 5.2.3.2 强调与会者相关性，重要相关与会者不得缺席会议，次重要相关与会者如不能出席会议或需中途到会时，需至少在会前2小时向会议秘书申请，统一报备会议主席，征得同意后方可请人代席或请假； 5.2.3.3 会议通知通常应明确十大要素:A会议主题；B会议时间；C会议地点；D会议主席；E会议主持；F会议秘书；G列席人员；H与会人员；I会前准备；J部门相关性。 5.2.3.4 所有会议都应有签到表，所有与会者都应在《会议签到表》上签到。 5.3 会议的召开： 5.3.1例会第一议题应报告上一次会议决议执行追踪，由责任人亲自报告，若到时未完成，则纳入下次会议持续追踪，自至会议主席宣布取消或暂停止。 5.3.2会议主持不断提升主持水平，会前做好充分准备，开会时详细分析与解说，引导参会者思维，提高会议效果；主持人还应做好会场控制，会中与会人员可充分发表意见，针对会议中有争议而非必要当场决议的议题，应请示主席指定负责人召集相关人员，进行会后专题讨论，以免延误会议时间及影响会议效果。 5.3.3会议进行中当讲到有要求填《指标异常反馈单》的内容时，需请责任人亲身在大会上报告改善对策。 5.3.4 会议结束时，与会者将使用过的会议设施复位并做好整理清洁工作。 5.4 会后工作： 5.4.1 会议纪要：由会议秘书进行记录，经会议主席签核后发布至所有与会人员及相关部门。 5.4.2 会议决议追踪：会议纪要中的决议事项，亦需由会议秘书摘录于《会议决议执行追踪表》中，明确执行者与追踪者，预计完成时间等内容，于下次同样会议中提报执行效果。 5.4.3会议传达：各部门在收到公司级会议纪要后，需在3个工作日内向主任、班组长传达重要决议及与本部相关事项，形成会议纪要。班组长需在早会上向员工传达。 5.5会议检核：所有会议由检核部门适情检核会议召开状况，每月将检核结果汇总于综合办，并于行政月会上报告。 5.6 会议纪律： 5.6.1会议室设置会议异常记录本，由会议秘书将会议相关异常及责任者记录在案，并会后提报人力资源部依规则奖惩 。 5.6.2与会人者应严守会议时间，与会人员出席会议迟到5分钟（含）以内罚款20元，迟到5分钟以上罚款50元，缺席者罚款100元。 5.6.3会议召开时间不得超过1.5小时，必要时超过则需征得会议主席同意或进行适当会间休息，最高也不能超过2小时。 5.6.4会议期间，所有与会者应将手机关机或设置为静音状态，避免电话及其他噪音干扰，否则电话每响一次罚款10元；如非必要电话尽量不接，若重要客户电话必须接听时，请轻声离开会场接听，若未离开接听电话罚款20元/次。 5.7 其它事项： 5.71 与会者应本着“解决问题，持续改善”的精神，而不应相互推诿责任； 5.7.2 对不能达成共识的议题，由会议主持人向公司上一层汇报解决。 5.7.3坚持“会中十种声音，会后