《秘书事务管理》讲义.docVIP

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第一.草事务管理 任务一:确定涉外礼次序 一、基础知识 涉外接待的原则和要求 涉外接待的原则: 与国内礼仪相比较,涉外接待屮更为重要的原则是: 不卑不亢;2依法办唞;3内外有别4;尊粟个人;5女士优先;6入乡随俗。 礼宾次序: 在商务交往的具体实践屮,礼宾次序共冇如下五种常见的排列方法:(掌握) 依照來宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适川丁?大型的国际会议或体育比赛。 依照来宾的具体身份与职务的髙低来排列先后次序。适用于正式的政务、髙务、科技、学术、 军祺交住。 依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。 适用于: 当各国大使同吋参加派驻国的某项活动吋; 在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。 依照來宾告知东道主自己决定到访的M体吋间的先后排列其次序。 适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和傅览会。 不排列。当上述方法难以应用时,便可采用这种排列方法。 (三)礼宾次序确定步骤 确定礼宾次序方案; (注明这儿种排列方法使用的先后次序) 一般习惯是: 首先按照來宾的身份、职务的高低排列: 身份相同者,再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列; 名称的第一个字母相同者,再按某种吋间顺序排列。 提前通知有关各方: 在发邀请函时,应注明礼宾顺序的排列方法。 按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。 即礼宾次序应如何具体应用于接待工作。 按礼宾次序排列座次。 按礼宾次序排列名次。 按礼宾次序排列出场次序。 任务二安排涉外迎送仪式 一.基础知识 涉外迎送仪式的要求 发出邀请: 一般由东道国先发出邀请,邀请一般采用书面形式,被邀请奍在接到邀请函后,应及时给予答复, 并据此办理冇关的手续。 准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作: 搞淸楚来访外宾或代表团的基本情况; 了解外宾的饮食爱好、宗教禁姑以及是否有其他特殊的生活习惯等,必要吋还可向对方索要来 访者血型资料; 拟订来宾访问円程; I).安排食宿。 (3)善始善终:在外宾抵达吋,由适当的人员前往机场、车站迎接,表示欢迎,并妥善安排各项礼 仪程序和活动。 看装要求:参加迎送仪式的所冇人W,若装要郑重其事,耍穿着正装。 (二)、案例分析:(注意在录像中的表现。) 某公司接待了一个来访的外国考察团,双方互不相识,秘书应该事先准备好一块脾子,写好米访公司 的名称。可是由于没有经验,秘书柳西忽略了这件祺。到了机场大家才想起來,谁也没有带合适的纸。此 时客人所乘的6机己经抵达,机上乘客宥的已经出关了。情急之下,柳西想到了广播室。她马上跑到机场 广播室请求帮助,通过广播通知客人他们所处的位置。这样主客双方才接上了头。 [点评]:涉及活动中的送往迎來工作足细致而fl.重耍的。一个细节的忽略,可能就会带來很大的麻烦, 使我们的工作处于被动,甚至被误解。 (三)涉外迎送仪仗式的工作步骤: 确定迎候人准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节; 送行前的拜访;5.安排送行仪式 任务三、安排涉外会见会谈和拜访 学习目标: 应该掌扼的主要知识点有: 安排涉外会见会谈的要求; 涉外拜访的要求。 2、 在技能上要会安排涉外会见会谈和拜访。 一.基础知识 涉外会见会谈要求: 安排会见、会谈的时,对秘书的要求如卞: (1)充分丫解又方的怙况。(2)准备工作耍落实到位。 (3)会谈会见吋要做好记录,对客人提出、领导许诺的问题,会后应负责落实,做好后继工作。 拜访的要求: (1) 拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员,双方商定时间。 (2) 由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要接上楼去敲对 方的门. (3)初次见面,可以不送礼物. (二)、案例分析: 某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主培人是公司的王总经理。在英H公司抵达的当 晚,王总经理带领手下接待人员去拜访对方。他们到英M代表团团长的房间门U敲门,团长穿着睡衣开门 一看,脸上露出非常意外和尴尬的表怙。团长请他们等一等,然后关上了门。王总理感到很不理解,我们 主动拜访,为什么对力’却如此冷谈? [点评]:拜访应该事先约定,不应该作不速之客,让主人猝不及防。当外国人穿着睡衣的吋候,他们 是不能接待來访苕的。 宾馆的房间S然是主人方面替他们订的,但是当客人入住之后,房间就是他们的私人领地,一般不会 在房间M接待访客。史不会穿若睡衣接待访客,所以在拜访前应该预约地点和时间。 (二)会见、会谈的工作程序(掌握) 能安排会见会谈的座次以及迎送客人的礼仪。 /背景资料 约定一通知有关事项一准备工作一会见场所布置一会谈一结束 \人员安排 会见会谈程序示意图 约定。2通知对方冇关事项。 准备工作。 1) 了解背景资料。2会见会谈的地点选择、布置与检奔。3人员安排。 会见的座次安排: 安排在会客室或办公室,席次或主宾各坐一边;或穿插而

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