岗位职责标准化-FU-1004行政专员.ppt

职业培训标准--行政专员 岗位介绍 任职条件 大专以上学历（含大专），工商管理，市场营销或相关专业 1年以上工作经验（综合条件优秀者可适当放宽工作年限要求） 岗位职责 职责1：负责中心教室/机房改造和中心搬家的事宜。 职责2：负责中心固定资产/办公用品/设施设备的购置与维修。 职责3：负责管理中心库房。 职责4：负责保管中心的合同/文件/印章。 职责5：负责中心的卫生、安全事务。 职责6：负责中心会议/大型活动的准备工作。 职责7：负责处理中心外围非业务事物。 职责8：负责中心日常行政性的事务。 岗位权限 权限1：有对保洁员、宿舍管理员工作的监督权。 权限2：有对服务商提供的维修/服务的监督权。 权限3：有对固定资产/办公用品/办公家具购置申请的审核权。 权限4：有教材发放的审核权。 权限5：有对员工行为的检查/纠正的权利。 权限6：有对中心印章使用的审核权。 权限7：有对中心合同/协议/文件/记录的借阅的审核权。 权限8：有对中心安全、消防设备/措施的更新/完善的建议权。 权限9：有投诉的权利。 中心环境管理规定 教学环境 中心的教学区域实行定制管理，包括区域内的教学设备、桌椅、沙发、饮水机、绿植，灭火器等，员工、学员个人不得随意挪动。 中心的文件资料/办公物品须指定位置，不得用纸箱存放在教学区区域内。 未经许可不得在教学区域内悬挂物品，不得带入有刺激性气味的物品。 中心教学区域内不能吸烟，吸烟必须到专门的吸烟区。 保持消防通道的通畅，通道内不得摆放任何物品，如纸箱、饮水桶，手推车等。 中心的电话线、网络线，电源线妥当安装，不得随意挪动，以免发生危险。 办公区域 员工负责保持自己工位的整洁，保洁员每天清洁一次。 员工桌面不得放置与工作无关的物品，如化妆品、食品等，允许放置的物品：文件架、显示器、鼠标、鼠标垫、电话机（含传真机）、打印机或复印机、笔筒、台历、水杯、手机，以及正在使用的文件资料。 需要张贴通讯录、记事帖、一律整齐张贴在放置电话机一侧的挡板上 员工长时间离开工位、下班或出差时，应将办公所使用的文件、资料等收入文件筐或抽屉、锁好抽屉，逐一确认后方可离开。 用过的纸张须粉碎后丢弃，难以粉碎的文件资料，交行政专员统一销毁。 机房、教室 中心部门、员工使用机房、教室后，应将所用物品如椅子、投影仪、遥控器等放置回原位，关闭电源。如有重要书面资料，要及时销毁，以免泄露机密。 安全 行政专员每天进行安全巡查，并记录消防、安全，用电设备情况。 员工下班时，负责关闭各自区域的用电设备、电源和门窗。 最后一个离开中心的员工，负责关闭中心走廊、前台区域电灯，锁闭大门。 中心所有员工，在工作期间临时离开工位，必须锁闭计算机。 保洁 中心员工应维持中心的整洁和清洁。 行政专员负责安排和监督保洁员的工作，确保中心的清洁卫生。 工服管理规定 目的 维护中心的整体形象，体现专业化、职业化员工的精神风貌。 适用范围 本规定适用于中心除教员外的所有员工（包括兼职人员在内的员工）。 职责 行政专员负责中心员工工服制作和发放。 中心全体人员按规定穿着工服。 工服制作 中心为员工订做1套工服，工服分为五件一套（上衣、裤子2件、白色长袖衬衣，白色短袖衬衣），白色衬衣绣统一的标识（图案见公司VI手册）。 员工入职转正后一个月内制作工服。 在中心工作两年的员工，可根据个人需要，追加制作2套工服。 制作费用 员工转正后一个月内制作工服，个人承担工服费100%。 员工转正工作一年后制作工服， 中心承担100%。 员工在中心工作不满一年离职的，工服费用由员工个人承担。 着装标准 星期一——星期五，员工须穿着公司统一定制的工服，穿着深色的皮鞋，并保持整洁得体。 星期六——星期日，当班的班主任、咨询师和咨询助理和参与市场活动的员工必须穿着工服。 员工参加培训、会议、商务谈判，会见客户时，必须着工服。 未领取工服的员工，须穿白色衬衣，深色西服。 着装要求 女员工不得浓妆艳抹，不得佩戴过于夸张的首饰（如超过3厘米的耳环和耳坠），不得染多色、条纹等怪异头发。 员工不得穿无袖上装，不得穿短裤。 员工不得披衣、敞怀、挽袖、卷裤、不得着奇装异服、过于休闲、夸张的服装，服饰。 邮 件 规 范 一般公司的各种通知、公告和任务下达都会通过邮件方式进行。因此需注意以下几点： 邮件中个人用户信息的显示姓名为中文全称 邮件格式： 主题：工作邮件必须有标题，方便阅读和查找。 日期：对于日常的例行工作邮件要在标题中标示日期，方便阅读和查找。 收件人：直接收取信件的人员，即主要人员。 抄送人：抄送此邮件知道的相关人员。 正文