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医院档案数字化建设存在的问题与建议 黄思敏 复旦大学附属华山医院 摘要： 当前，虽然各大医院陆续开展档案数字化工作，但档案数字化建设进程依旧相 当缓慢，存在数字化意识薄弱、软硬件基础设施不足、电子化认可度低、复合型 人才稀缺等问题，严重影响医院档案数字化建设的进程，制约医院档案信息化 管理。针对上述问题进行分析，提出加强医院档案数字化建设的几点建议，希望 能够提高医院档案信息化管理水平。 关键词： 医院档案;数字化建设;问题;建议; 作者简介：黄思敏，复旦人学附属华山医院档案室科员，研究方向为医院档案管 理。 收稿日期：2017-08-22 Received： 2017-08-22 近几年，随着医药卫生体制改革的深入发展，医院服务模式不断优化，医疗业 务量的扩大使得医院各职能部门在管理工作屮的文件不断激增，形成/各种门 类的医院档案。医院档案涵盖了医院管理的各个方而，涉及党政、科研、教育、 设备、基建、人事和财务等多方面信息，形成了文书档案、科研档案、教学档案、 设备档案、基建档案、人事档案等多种门类的档案。医院档案作为记录和保存医 院行政管理工作和医疗、科研、教育等各项工作查考的凭证，在为医院临床研究、 基础设施、设备建设等提供可靠资料的同时，也为医院管理者决策提供了科学数 据和可靠依据xn。 基于此，不断增长的档案文件总量使得档案信息的利用价值日益提高，各部门 对档案的需求和期望值H益提升，为了提高服务质量与工作效率，传统的手工 管理与单纯的实体管理模式已不能满足档案现代化发展的需要，医院档案数字 化建设已经势在必行。虽然各大医院都建立了档案专用软件系统，并专设档案数 据库用以存储电子文件，但使用范围仍旧非常狭小。目前，医院档案的目录信息 已基本数字化，但档案全文信息的数字化进程发展缓慢，咲院档案数字化建设 仅限于表面工程，从而使得医院档案信息化管理处于滞后状态。 一、医院档案数字化建设中存在的问题 档案数字化意识薄弱。 医院档案反映了医院在医疗运作与管理建设中的方方面面，虽然目前医院对档 案的收集与保管利用愈加重视，但对档案数字化建设趋势仍然认识不足。医务工 作者对档案文件的观念仍然停留在纸质存档阶段，文件的相互流转也仍以纸质 传阅形式为主，极少开展电子文件的阅览，使得档案数字化建设进程缓慢。与此 同时，兼职档案员的档案数字化意识不强。不少兼职档案员仍以传统的收集管理 模式整理文件，即使在实际工作中产生了电子文件，有些经过多次修改确定了 最终版本后，也会以纸质化的形式进行归档，而将电子版本删除，在对该份纸 质文件进行数字化时必须重新开始扫描，录入数据库，无形之中就增加了档案 数字化的工作量。 档案软硬件设施不完善。 档案的数字化建设需要硬件与软件两方面设施的保障。在硬件方面，将“存量” 档案数字化需要适配专业、高效且功能强人的扫描仪器。目前，多数医院对手写 的病历档案进行电子信息化时均采用高速拍摄仪，其优点在于拍摄速度快，成 像质量高，且无需拆卸档案，避免了装订还原档案的过程。虽然高拍仪的使用相 当便捷与轻松，却无法满足不同类型不同载体档案的数字化要求。档案数字化的 0的不仅仅在于利用便利，同吋也为了保护档案的原始性与完整性。开展档案数 字化工作就是要保存档案的原始面貌，以电子化的途径获取有价值的信息。但高 拍仪在对档案进行拍摄时，受到外部影响因素较多，很难保证扫描仪批量化录 入时的品质与一致性，且图片质量也低于扫描仪扫描出图片的品质。因此，陈旧 的单一类型的扫描设备难以满足档案高质量的成像效果，新型扫描设备的购买 与更新非常有必要。与此同吋，“增量”档案电子化需要依赖软件方面的支持。 虽然医院档案有专设的软件系统，但管理系统单一丑孤立，未与医院的办公自 动化（0A）系统进行对接。由于医院的办公自动化网络系统与档案管理系统的设 计单位不同，软件形成的环境也不同，造成两系统间形成的数据难以转换，无 法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难m。同 吋，档案的数字化建设需要基于网络实现，但数据库存储的服务器仅设置于小 范围的局域网之内，无法将目录数据库与医院其他利用者共享，也造成档案数 字化相对“鸡肋”的现象。 电子文件的认可度低。 医院档案数字化的实现以电子文件为基础XM，邓巧玲在《当前医院档案数字化 建设存在的问题及对策》m中谈到电子文件的功能较弱，其中提及电子文件的 修改操作非常简单，容易复制粘贴，且电子文件无法实现领导签名盖章，难以 判断原件属性等。笔者认为电子文件确实存在这些问题，但它在提供利用方面非 常简便，且能保护原始档案避免翻动与查阅，其操作的便捷性不言而喻。因此电 子文件的功能其实非常强大，但由于形成的简易性与可修改的特殊性导致其保 密性与安全性相比同类纸质文件有所减弱，从而降低了人们