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学校档案管理依法治档之我见 【摘要】档案是反映历史面貌的真实记录，档案事业 是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学 校的重要基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标 志。随着教育改革的不断深入和发展，贯彻落实《中华人 民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》与 《广东省档案管理办法》，建立和管理好学校档案，并促使 学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道， 不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作 用。 【关键词】学校档案管理依法治档 一、当前学校档案管理工作中存在的问题 某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：（1） 对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革’ 的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属 地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来 衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性， 因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果， 档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依 法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档 案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档 案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作 性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料 收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》 的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布2 0年了，除 档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律 责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员 依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立 起来。 教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为 所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或 轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、 民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、 人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明 显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有 把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交 看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该 交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催 促。 上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度 不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行 为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成 了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替 代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、 利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检 查和追究。二、如何依法管理档案工作 加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念， 打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面 向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》 的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识 还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导 的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工 作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通 过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研讨会、 座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了 解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理 结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识 和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。 积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理 工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、 教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案 管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理， 实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配 合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施 在学校落到实处。 依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收 集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提 也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基 础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯 彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传 力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档 案收集制度。档案收集管理制度主要包括： 登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材 料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度 时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整 的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不 同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文 部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易 散失，造成归档不全或不完整。 查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心 中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工 作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部 门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并