GRP时间管理教材.pptVIP

看Email 的时段分配 Email资料夹的分类 Reply: Private, 公务 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 进度 有空再看 1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待 1.怡情养性 2.轻松一下 良好的时间管理来自于计划 1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻 1.决胜于庙堂 之上 2.灌能 均 衡 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用时间 花时间在计划上才是最节省时间的作法 耗用时间 8.80/20法则1/2 the Vital Few the Trivial Many 柏拉图法则 花最少的力气, 获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的 80/20原理意示图 80% 时间 20% 时间 80% 成效 20% 成效 重要的 少数事物 琐碎的 多数事物 目标金字塔 长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标 如何列管重要计划 将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来, 并算出每个计划的效益. (如下一页所示) 在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目(项目件数依自己能力而定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个项目就可以往左递补 每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来, 分成短中长期 (自行定义) 分成三个项目(也可依自己的价值观调整), 依照: 重要性, 急迫性及成功机会来给分数. 最好给 5 分, 最不好给 1 分 将三个分数相乘, 分数最高者为最优先执行的计划 范例: 项目评分的范例 以 Notes 信箱管理计划的分类 执行力: To-Do, 记录, Routine (最重要的部份, 下一章节再讲) 自我成长: Pareto, 前3个计划 生活: Pareto, 前3个计划 工作: Pareto, 前3个计划 备 忘 录 时间管理的利器: to-do List 备 忘 录 紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况 重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富 Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日 Routine Work 1.日常工作 2.定期约会 范例: 备忘录的范例 Page * of 62 时 间 管 理 II * 如果您的余生只剩下三天, 您会做那三件事情? 请闭目一分钟思考这个问题 时间管理不是什么? 时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 人, 为何安于现状? 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式” 请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜 100 公尺 300 公尺 A B 河水 有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形 2 cm 10 cm 4 cm 你可知道为何会画不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始 请排出正确的行事优先级 ? ? ? ? A B C D 正确的行事优先级 陷阱一:时间的配置不对 Reaction消极回应 vs. Fraction 积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理 不合理的时间配置 明智的时间配置 1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属, 这叫 “灌能” 陷阱二: 拖延 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 克服1.成本/效益分析法 成本 ... ... ... ... ... ... 好处 ... ... ... ... ... ... 克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 陷阱三: 事必亲躬 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人