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文件编号：LZ/QT/ 作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码： PAGE 6 共 NUMPAGES 6 页 产品图样与技术文件管理规定 编 制： 审 核： 批 准： 生效日期： 2012-6-28 受控标识处： 分 发 号： 发布日期：2012年6月28日 实施日期：2012年6月28日 1.0 范围 本标准规定了XXXXXX有限公司（以下简称公司）产品图样与技术文件的入库流程、归档流程、发放流程、存档保管、借阅与复印、外协图纸管理、作废销毁处理程序等管理细则。 本标准适用于公司XXXX产品所有纸质产品图样与技术文件（以下简称图纸与文件）的管理。 2.0 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2.1正式产品图纸 指公司研发中心按制图标准绘制而成的已定型的产品图样。 2.2 合同产品图纸 指公司投产部（或研发中心）用于合同设计的产品图样。 2.3 试制产品图纸 指公司在开发设计阶段用于样机试制的产品图样。 2.4 外协图纸 指公司各制造厂供应部用于零、部件外协询价、加工的产品图样。 2.5 技术文件 指与产品设计相关的文件，用于指导生产的设计文件，如生产通知单、装箱单等。 2.6 随机文件 随机文件是电梯产品供应商移交给建筑单位及安装单位的技术文件，这些文件应针对所安装的电梯产品，应能指导电梯安装人员顺利、准确地进行安装作业。随机文件应包括以下内容： a）安装说明书； b）使用维护说明书； c）电气原理图； d）电气配线图； e）土建布置图； f）装箱单； g）安全钳、限速器、缓冲器、门锁装置的型式试验证书复印件； h）产品出厂合格证； i）部件安装图（根据需要可选）。 3.0 职责与权限 3.1 标准化部 3.1.1 负责所有产品图样与技术文件发放路线的制定。 3.1.2 负责所有图纸使用情况的监督管理。 3.2 公司资料室 3.2.1 负责所有正式产品图纸与合同产品图纸的归档保存、借阅。 3.2.2 负责按规定的分发路线，对图纸与文件进行复制、盖章并下发。 3.3 各部门专（兼）职资料员 3.3.1 负责本部门图纸与文件的领取签收。 3.3.2 负责本部门接收图纸与文件的分类建帐登记保管与二次分发记录。 3.3.3 负责本部门接收图纸与文件的更改与替换。 3.3.4 负责本部门接收图纸与文件的作废（销毁）申请。 3.3.5 如本部门未安排专（兼）职资料员，则由部门负责人暂时代理。 3.4 战略采购部与各制造厂供应部 3.4.1 负责将外协加工图纸发往外协厂商、更改替换控制及记录管理。 4.0 图纸与文件的入库流程 4.1 图纸与文件入库人员必须填写《图纸与文件入库单》（以下简称《入库单》），其格式见附录A（规范性附录）的规定。《入库单》中的“产品类别”和“图纸文件种类名称”必须填写，填写时对应附录C （规范性附录）《公司图纸与文件分发部门与份数统计表》中的“产品类别”和“图纸文件种类名称”，没有可对应的文件类型按照实际文件名称填写，比如“技术通知单”,并按照文件标识的发放部门及份数发放，由入库人员依据对应入库内容的发放路径填写在《入库单》下部的“发放部门”和“发放份数”。标准硫酸图入库时除《入库单》外还需要填写《存档图样清单》列出入库图样明细，除纸面存档外，电子版《存档图样清单》随电子图纸一起做电子存档，《存档图样清单》格式见附录B（规范性附录）。 4.2 资料分发人员，应在仔细核对完每张《入库单》上填写的技术文件明细与实际送交的图纸与文件一一对应后，才能在接收确认栏内签字接收。 4.3 完成4.2步骤工作后，资料分发人员应将《入库单》原件保存，复印一份复印件返给入库人员备查。 5.0 图纸与文件的发放流程 5.1 资料分发人员应按照《入库单》中填写的“发放部门”和“发放份数”发放图纸和文件，并建立图纸和文件发放记录台账，发放记录台账以年为单位，分期永久保存。 5.2 在完成图纸与文件的复印和晒印工作后，资料分发人员应按分发部门加盖受控印章，受控印章应加盖在技术文件的空白处。 5.3 完成5.2的工作后，分发人员再将《入库单》按发放部门的份数制作复印件，连同图纸与文件一同发放。 5.4 资料分发人员按《入库单》要求进行资料分发，并做好发放的签收记录。当制作产品随机文件需要某些图纸与文件时，应加印一份后转交产品随机文件制作人员。 5.5 各部门图纸与文件管理人员应于每天上午10:00～11:30和下午15:30～17:00两