国际会议规划与管理.PPT

各工作小組的介紹: 燈光音響組 燈光音響設備租借。 燈光音響設備控制。 與講者、表演者彩排實作等工作。 各工作小組的介紹: 文宣企劃組 大會海報設計、單張DM的印製、路旗及網頁的設計、大會手冊、 出席與會證書、 感謝狀、 論文摘要、宴會活動邀請卡等 。 各工作小組的介紹: 媒體公關組 包含媒體接待的學問、 記者會的時間 、 地點安排 、 媒體的邀請等。 從事活動宣傳、對外發言、活動整體形象包裝等工作。 各工作小組的介紹: 財務會計組 1.收集各組報價單。 2.事前的預算表編定。 3.活動收入需求的明細製作。 4.活動收支現金流向控管。 5.發票的彙整與處理。 6.會後結算財務收支報告之製作等。 各工作小組的介紹: 專案會議展覽籌組人~大會秘書處總監 PCO (Professional Conference Organizer) 專業會議籌組人 各工作小組分組及職掌的另外觀點: 資料來源: 集思國際會議顧問有限公司 總經理 葉泰民 各組工作執掌 專案負責人 議價簽約 統籌與規劃 籌備會議召集 各組支援調配與聯繫 公文申請 各組工作執掌 議程規劃 講者資料聯繫事宜 講者室規劃與作業執行 論文收集及摘要展示 會場規劃/佈置 視聽設備規劃 會場控制 印刷品事宜 議事組 各組工作執掌 線上報名註冊系統 會前報到及相關作業 現場報到及註冊流程 住宿安排 註冊組 各組工作執掌 貴賓接待規劃 接待人力配置 人力招募 人力訓練 現場調度及管理 活動期間接待規劃 薪資核算 會後人力評量 接待組 各組工作執掌 貴賓及與會者接送機事宜 飯店至會場交通安排 晚宴活動交通安排 參訪旅遊交通安排 交通組 各組工作執掌 大會旅遊及眷屬活動規劃 參訪活動規劃 旅遊報名作業 現場執行 旅遊組 各組工作執掌 開幕典禮規劃 晚宴活動規劃 閉幕典禮規劃 現場執行 活動組 各組工作執掌 媒體公關安排 募款事宜 記者會安排 公關組 公關宣傳計畫 宣傳目的?目標對象是誰? On-line與Off-line媒體宣傳 Attendee Promotion 記者會 預算規劃 媒體宣傳工具 On-line 報紙 雜誌 網路 廣播 電視 Off-line 路燈掛旗/關東旗 天橋掛旗 公車車體廣告 公車電視播放系統　BEE TV 捷運與市府大樓電子看板 捷運燈箱廣告 捷運車箱內海報 捷運車站內廣告 中正機場燈箱廣告 台北市政府外牆廣告 各組工作執掌 展覽組 徵展 展覽規劃 展場規劃 展示主題規劃 廠商說明會 展場空間及會場佈置規劃 展場執行與監督 各組工作執掌 大會logo設計 印刷品設計 空間佈置設計 統合整體視覺系統 設計組 各組工作執掌 會議專屬網站規劃設置 會場秘書事務安排 秘書室現場執行規劃 餐飲規劃 庶務採購 攝錄影作業 緊急應變規劃 秘書行政組 各組工作執掌 預算編列 帳務處理 財務稽核 紀念品採購 事務設備安排 大會保險 總務組 第四章 會議活動前籌備工作 ● 國際會議競標 ● 大會籌備委員會● 執行委員會● 祕書處與執行小組 ● 分組與分工 楊 智 晶 老師 籌辦流程 競標資料準備 企劃書/簡報 預算編列/贊助募款執行 現場執行 結案/請款/核銷 得標/簽約 會議籌辦 成立籌委會 會 前 會 後 會 中 國際會議籌辦 資料來源: 集思國際會議顧問有限公司 總經理 葉泰民 競標前的資訊提供 主辦單位來台勘查 理事會來台舉辦 競標時的提案與簡報 企畫書撰寫 簡報呈現 重點：Taiwan is Ready for it! 國際會議競標?蒐集?提案?簡報 國際會議承辦的方式 會員國輪流主辦 地區性輪流主辦 競標方式-bidding 台灣優勢 1.人民好客、友善、旅遊環境安全。 2.合乎國際水準的會議場地及旅館。 3.台灣地理位置適中，交通便捷。 4.豐富的中華文化及美食，多采多姿的夜生活。 5.堅實的經貿網路及民主奇蹟。 6.14天免簽證，商務客仍有成長空間。 國際會議競標的要素 良好而活躍的關係 是否是委員會成員之一？ 是否具有長久而持續的關係？ 在組織高層是否有好朋友？ 是否經常參加組織的相關活動？ 台灣是否為會員代表？ 資料來源: 集思國際會議顧問有限公司 總經理 葉泰民 國際會議競標的要素 專業性的定位 是否有足夠相關性的認証？ 大家是否認定台灣有主導能力？ 在主要的會議活動中是否常發言？ 學者/會員/成員是否有足夠的知名度？ 各城市的輪替 最後一次舉辦是什麼時候？ 什麼時候舉辦最合適？ 還有哪些國家參與競標？ 資料來源: 集思國際會議顧問有限公司 總經理 葉泰民 國際會議競標的要素 成功爭取舉辦的機會 舉辦城市對全球的與會者來說此地是否有足夠的吸引力？ 該地是