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浅析信息时代档案管理对策 摘要：档案管理是社会管理的重要内容，对社会各行业的有序运行具有重要作用。新时期一些新的观念兴起，给档案管理工作带来了巨大挑战。如何采取措施，加强档案管理的信息化建设，逐步提高档案管理的系统化、精细化和数据网络化管理水平，已经成为档案管理的重要内容。本文对信息时代档案管理面临的挑战进行了分析，提出了档案管理的对策，为档案管理系统化、精细化和数字网络化提供参考。 关键词：档案管理； 信息化；挑战；对策 1 信息时代档案管理工作面临的挑战 1.1 传统档案管理理念的挑战 知识经济的不断兴起，档案信息作为社会资源的一种不可或缺的信息已经收到人们的广泛重视。信息时代对档案管理工作传统理念的挑战主要表现在，一是传统的管理理念过于封闭狭隘，以自我发展观念为主体；二是传统的管理理念过于重藏轻用，没有真正发挥档案信息的功能。所以档案管理工作的完善首要是要改变重藏轻用的管理理念，加强档案工作的宣传力度，全面开发档案馆室的各种信息资源，让档案实现信息化的数据，使馆藏资源变为实时的信息，为知识经济服务。 1.2 传统档案管理理论的挑战 一是多形式载体档案并存，挑战传统管理标准和方法，传统的档案大多采用纸张的形态，随着时代的发展，更多的微缩型、声像型等载体和记录方式出现，导致多形式载体档案并存。当然，这些载体的管理方法、传输方式、形成规律与传统的管理方法不同，对传统的管理标准和理论提出了更高的要求，并对传统的管理方法提出了巨大挑战。当前，对于新型载体的管理，我们在理论和方法上都在不断改进，但还是不能符合时代变革的要求，并已经落后于档案管理的实践。 二是电子档案的安全性挑战，新的档案管理方式的出现，给信息资源的获取提供了方便。电子档案作为一种新的档案载体，其是科技成果运用的结果，但其安全性也不容忽视。如何保障国家各项秘密的安全性，技术数据的完整性、档案的证据性和行政性价值的真实和权威等都是需要解决的问题，这对档案管理工作的安全性具有重要意义。 三是传统档案管理手段和方式的挑战，信息时代档案管理出现了多种载体，其管理手段和方法也发生了巨大的变化。改变档案管理手段、加快档案管理的信息化进程是档案管理在信息时代面临的重要内容。档案管理的手段和方式必须与社会经济发展相适应才能将档案管理工作进行到位，为知识经济服务。信息网络技术的发展，让各个行业进入了一个网络化、信息化的时代，对人们传统的生活工作方式产生了沈阳的影响，对于档案管理工作，也将从实体档案管理向虚拟档案管理转变，要求人们的管理方式进行改变[2]。 四是档案管理工作者专业素质的挑战，档案管理的主体是管理工作人员，工作人员素质的高低直接关系到档案管理的水平。信息时代，档案管理需要更具有专业素质的工作人员，档案管理需要大量的使用电子技术设备和网络，又对档案业务熟练的工作人员。工作人员是档案信息的组织者、管理者和信息资源分析者，又是档案信息的利用和开发人员，其业务素质有更高要求。现阶段，网络技术在我国刚起步不久，档案管理的工作人员技术和素质还不能满足实际工作的需要，特别对于跨专业人才的缺少。档案管理者应着力提高自己的各方面技能，适应时代发展的需要。 2 信息时代档案管理工作的对策 2.1 加强档案管理一体化 要把组织枢纽一体化、文档处理一体化和信息流通一体化放在工作的首要位置，只有这样才能实现档案管理一体化。传统的档案馆是档案存放的场所，在信息时代，传统的实体要向电子文件形成之初的前端管理转变，全程在线服务。档案管理要适应这一转变，管理人员要从幕后走向前台，突破档案人员多年来等、靠、要的局面，彻底调整档案管理人员的地位。技术上，需要建立文档一体化的计算机管理系统和信息流通一体化系统，保证发挥档案信息的功能，为社会服务。 2.2 强化档案工作程序化制度 档案管理需要多种功能的软件进行管理，软件的开发须由核心管理小组和用户共同讨论商量，满足用户需求，使开发出的软件满足实际情况又使用户使用起来更方便。档案管理部门要加强程序的监管，把信息的控制运用到流程中去，每一份文档或文件的出示都是用户根据流程得到的，让每一份文件都跟着流程走，自动进入归档平台，及时归档，形成一个闭式循环。文件电子化的主要流程有：办公自动化系统发起处理日常文件，文件被推送到用户界面，流转完毕的文件进入数据库，管理人员归档，用户通过界面利用文档资源，其他应用系统通过接口获取所需文档。 2.3 加强档案资源数字化 传统的实体文档如何数字化是档案管理的重要内容，当前可行的方案是，委托相关公司对纸质文档进行扫描，把资料转换成数字信息，毫无疑问这需要财力支持，但对于档案的电子化，这些花费是值得的[3]。档案电子化的过程中，要从文件的源头抓起，保证整个程序按着流程走，提高档案的信息化。档案实现数字化，需要对全文进行存储，应把档案全文信息