我国企业差旅费用管理存在的问题与对策分析.docVIP

我国企业差旅费用管理存在的问题与对策分析 2011年6月下总第243期dio: 辣}爨l鹅§赣鬻tl褐§鹅鹫tr强籀《毽巍3 i0.3969/5.issn.1004—8146.2011.06.0 %自|强≈ggg《{}《g§%§i麟}强《;*%‰t瓢0ti56财会天 我国企业差旅费用管理存在的问题与对策分析 南京浩扬科技发展有限公司王萍 摘要:传统的差旅管理模式存在着非常大的管理漏洞,但是现代化的差旅管理能够为企业提供经济, 实用的差旅服务,为企业节约费用和减轻企业行政人员以及财务人员的负担,为企业管理层提供差旅 管理报告有利于差旅费用的控制与提升企业的整体管理水平. 关键词:差旅管理报销费用’ 差旅管理是指企业利用信息技术,对差旅活动进行全过程 监控,从而达到控制差旅成本的目的. 一 ,当前我国企业差旅费用管理存在的问题 由于我国大部分的企业缺乏完善的差旅管理意识,因此在 设置差旅费用的管理方面存在复杂的报销流程.这一原因导致 出差员工的差旅费用控制薄弱,管理效率不高. (一)企业管理层差旅管理意识不强 对于管理层而言,有关企业的商务谈判,采购以及营销等 已经耗去了他们大部分的精力,因此,针对于差旅费管理中的 有多少人出过差,去过哪些地方,差旅费开支的总额是多少等 问题基本采取不过问的态度.这种管理模式无形之中助长了差 旅费管理漏洞的产生.与此同时,对于企业行政人员而言,从 预订酒店和机票中获得高额回扣,财务人员由于受制于管理层 的领导,本着多一事不如少一事的观念,也就缺乏了对差旅费 用进行管理的积极性. (二)差旅费管理控制力度缺乏 中国的企业通常由行政,财务,人事等部门的人员来专门 负责差旅费用的支出,一方面一些出差员工住酒店时,通过虚 开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取”外快”; 另一方面由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店,使得企 业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量也就在获取居 住优惠等方面难以协商.由于上述有关差旅费管理控制力度的 缺失,就造成了企业管理成本的提高,与之相对应的,就会严 重的影响企业利润的获取. (三)繁琐且复杂的报销流程 有关于企业差旅费的报销流程,我国企业大多采取的是传 统的手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批方法进行.差旅 费的管理方法在实施过程中,出差人员填写各种纸质单证,; 之后交由领导们的审批;审批之后的纸质单据传递到财务部门 后给财务部门.报销流程中纸质单证的填写,领导审批的时间 长度以及财务部门实施审核与报销的压力,分析和统计很不方 便,难以形成规范而有价值的差旅管理报告,对于企业差旅费 的管理就产生了很大的压力.对于企业的管理也就产生了相对 繁琐的管理方式. (四)现金支付方式在差旅费报销中的弊端 在我国企业中,有关于差旅费的报销,最主要的实现方式 依旧是现金支付,来实现现金预付款以及费用等的报销.与企 业信用卡支付相比较,这一模式在时效性,可靠性等方面均难 以跟上时代发展的步伐,这与世界其它地方的公司依赖于企业 信用卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比. 二,实施现代化差旅管理的建议 (一)建立一套体现企业文化人性化的差旅政策 企业在差旅费管理方面制定的政策对于实现企业费用支出 的原则,以及完善差旅费管理的安排,付款方式,开小于支出 等程序方面具有十分重要的作用.针对企业发展实际,制定出 适用于本企业的差旅费管理政策,是当前一些忽视本企业资金 管理的企业所应给予充分重视的.基本而言,差旅政策的制定 主要应包含以下条款:员工出差的审批与职责;交通工具的选 择,机票和酒店预订系统选择,住宿标准;信用卡和现金使用 条款,出差餐饮条款,电话费及出租车费条款,报销程序条款 等诸多涉及员工出差的住行等多方面. (二)任命差旅经理直接负责企业员工的差旅费管理 管理层针对本企业的差旅费管理应给予充分的重视,因为 这一管理不仅是促进企业管理成本降低的关键,同时对于整个 企业资金管理的风气也具有很重要的影响力.因此,当差旅费 达到一定规模时,就应任命一名经理专门负责企业员工的差旅 费管理.简单来讲,差旅经理的主要职责包括:首先,参与制 定差旅费管理的政策,为确保政策的有效运行以及实施,经理 还应向员工宣讲这一政策;其次,担当起沟通外部商旅供应商 与企业内部出差员工之间的媒介作用.对于出差的员工,差旅 经理及时的将有关资源提供给员工,使出差员工及时了解差旅 管理部门的工作,并实现随时与以下供应商签订合同并协调关 系;再次,对差旅活动实施监控.差旅经理除了要对差旅费实 施报销的管理之外,还应针对差旅费的产生过程进行有效,实 时的监管,就差旅工作质量进行管理和监督,确保差旅工作的 准确性和及时性. (三)制定信用卡计划 科技发达的今天,对于企业管理的日常开支,比如机票, 酒店住宿,餐饮